Udzielanie informacji zwrotnej nie należy do łatwych zadań lidera. Jak udzielać konstruktywnego feedbacku tak aby poprawić relację z pracownikiem? Poniżej kilka zasad.

Udzielanie informacji zwrotnej zasada 1. Udzielaj więcej uwag pozytywnych niż negatywnych.

 Organizacje cechujące się wysoką wydajnością pracy udzielają mniej więcej pięć razy więcej pozytywnych wypowiedzi (wyrażających wsparcie, docenienie, zachętę) niż negatywnych (wyrażających krytykę, dezaprobatę, sprzeciw). Jest tak ponieważ złe emocje są silniejsze od dobrych; nasze mózgi skupiają się bardziej  na negatywnych uwagach z opiniami zwrotnymi niż na tych pozytywnych. (Wiesz o tym jeśli kiedykolwiek jedna nieprzyjemna rozmowa popsuła Ci humor na cały dzień). Jak wskazują badania, pozytywna komunikacja koreluje ze znacznie większym zaangażowaniem pracowników. Możesz zgłaszać uwagi twym pracownikom, nawet udzielać im krytyki lub konfrontować się z nimi ale chcesz robić to w kontekście pozytywnym. Właśnie wtedy ujrzysz najlepsze rezultaty i utrzymasz morale i zaangażowanie.  

 Udzielanie informacji zwrotnej zasada 2. Skupiaj się na przekazywaniu mocnych stron  drugiej osoby, jej unikalnego wkładu i wykazywaniu najlepszych cech.

 Tradycyjnie mamy tendencję do przekazywania pracownikom uwag krytycznych. Jednak skupiając się na ich słabościach tworzymy jedynie poczucie niskiej wartości. Przez skupienie się na ich mocnych stronach tworzymy stabilnego emocjonalnie pracownika. Bądź tak konkretny odnośnie uwag pozytywnych jak negatywnych. Zazwyczaj przechodzimy nad pozytywnymi stronami wspominając o nich krótko, zaś potem rozwodzimy się dużo bardziej szczegółowo nad uwagami krytycznymi. Pamiętaj by do pozytywnych uwag dodawać konkretne przykłady.

Udzielanie informacji zwrotnej zasada 3. Podkreśl współpracę i podobieństwa.

 Staraj się zachować obiektywizm gdy mówisz o jakimś negatywnym wydarzeniu. Opisz problematyczną sytuację zamiast ją oceniać; określ obiektywnie konsekwencje lub związane z tym twoje osobiste odczucia zamiast obwiniać i zasugeruj akceptowalne alternatywy  zamiast kłócić się o to kto ma rację lub kto jest winny.