Ocenianie i ocena pracowników

Jednym z ważniejszych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi jest ocena pracowników. Ocena pracowników to proces, w którym oceniane są cechy osobowościowe pracownika, postawy, zachowania oraz poziom wykonania zleconych mu zadań z punktu widzenia ustalonych celów i misji danej organizacji.

Cele oceny pracowników mogą spełniać różnorodne funkcje:

- administracyjną – ocena może być podstawą do przesunięć kadrowych, do awansów, szkoleń i kursów, wynagrodzeń,

- motywacyjną – ocena może być albo dobra albo zła ma to wpływ na dalsze postępowanie ocenianego pracownika. Może się on bowiem zniechęcić lub zacząć lepiej pracować,

-informacyjną – ocenia się miejsce jakie pracownik zajmuje w zespole kolegów i to jak jest postrzegany przez kierownika oraz jakie ma plany w stosunku do aktualnego miejsca pracy,

Ocena pracowników spełnia również kilka funkcj:

- korekcyjną – pozwala eliminować i usuwać wykryte błędy i niedociągnięcia,

- stabilizującą – ocenia się jakość powierzonej pracy pracownika i utwierdza w tym co robi dobrze, co daje poczucie bezpieczeństwa, że wykonuje swe obowiązki zgodnie z oczekiwaniami pracodawcy,

- rozwojową – ocenia się chęć rozwoju pracownika, jego umiejętności oraz chęci współpracy.

Wyróżniamy następujące cele oceniania pracowników[3]:

- produkcyjno – ekonomiczne – podniesienie efektywności pracy co przekłada się na wydajność, jakość, gospodarność, wyniki ekonomiczne oraz sprawność organizacyjną;

- społeczne – zaspokajanie potrzeby oceny własnej pracy, kształtowanie postaw społecznych, zawodowych i osobowych, utożsamianie się pracowników z firmą oraz motywowanie do dobrej pracy;

- instrumentalne – obserwacja i rejestracja osiągnięć zawodowych pracownika oraz jego kwalifikacji, do wykorzystania jego wiedzy i umiejętności.

Najważniejszymi celami oceny pracowników są jednak poznanie potencjału pracowników i ukierunkowanie ich rozwoju.

Znając przydatność danego pracownika na stanowisku, możemy przedyskutować z nim różne możliwości rozwoju, zaproponować właściwe szkolenie, rotację na inne stanowiska czy awans. Pośrednim celem jest także udoskonalenie komunikacji między przełożonymi a pracownikami, oraz zaangażowanie pracowników
w starania o własny rozwój.

Kryteria oceny pracowników

Jednym z najbardziej istotnych elementów, o których należy wspomnieć przy omawianiu ocen pracowniczych są różnorodne kryteria będące miernikami przy wyznaczaniu podstawy całego systemu. W rozumieniu teorii nauki zarządzania mają one służyć precyzowaniu tych cech, które z stanowią przedmiot oceny. Ustalenie kryteriów oceniania zależne jest przede wszystkim od celu, któremu ocenianie ma służyć oraz odpowiedniego momentu, w którym jest ono przeprowadzone.

W praktyce zakłada się, że ocena pracowników powinna być dokonywana w przeciągu trwania trzech niezależnych od siebie momentów aktywności zawodowej:

w chwili przyjmowania kandydatów na stanowiska,
w ciągu całego okresu zatrudnienia,
w momencie ich rezygnacji z zajmowanego stanowiska.

Wymienione powyżej momenty przeprowadzania oceny pracowników wymagają dodatkowo ustalenia kryteriów.Najważniejszą jednak kwestią jest to, aby kryteria te były określone jasno i precyzyjnie, dzięki czemu będzie możliwe zobiektywizowanie wszystkich ocen.

Przyjmuję się, że kryteria oceny pracowników są klasyfikowane według czterech podstawowych grup:

kryteria kwalifikacyjne,
kryteria zachowań (behawioralne),
kryteria efektywnościowe,
kryteria osobowościowe,

Aby zapewnić akceptację pracowników dla systemu oceny przedsiębiorstwo jako element swojej polityki personalnej przyjmuje określoną koncepcję jej realizacji, do której zalicza się m.in.:

1. Identyfikacje głównego celu oceniania pracowników.

2. Sprecyzowanie jakie kryteria powinny definiować analizę pracy.

3. Kreowanie procedur, zasad oraz metod systemu oceny.

4. Dokładną weryfikację uzyskanych wyników pracy.

5. Właściwe poddanie pracownika procesowi oceniania.

6. Omówienie i analiza wraz z pracownikiem uzyskanych wyników.

7. Próba opracowania przyszłościowych planów wspomagających rozwój pracowników przedsiębiorstwa.

Zasady oceny pracowników:

1. Zasada celowości. Zasada ta sprowadza się ona do sytuacji, w której każde podjęte działanie zmierza do realizacji sformułowanych prze przedsiębiorstwo długofalowych celów. Zasada ta związana jest z tzw. koniecznością powiązania systemu oceniania pracowników w relacji do strategicznych założeń firmy.

2. Zasada użyteczności. Jest to konsekwentne i bieżące wykorzystywanie zebranych wyników oceny przez przełożonych zgodnie z założonymi przez nich celami do prowadzenia na bieżąco polityki personalnej firmy.

3. Zasada powszechności. Zakłada, iż ocenie są, a przynajmniej powinni być poddawani wszystkie osoby zatrudnione w danej firmie dłużej niż pół roku, zasada ta nie dotyczy jednak tzw. top menedżerów.

4. Zasada jednolitości. Zwana jest również standaryzacją systemu. Związana z procesem ujednolicania ocen pracowników w całym przedsiębiorstwie. Zasada ta jest szczególnie pomocna w porównywaniu uzyskanych wyników oceny. Porównanie to dotyczy nie tylko w czasu, ale również poszczególnych kategorii pracowników, odnosząc się przy tym do istniejącego już wzorca.

5. Zasada adekwatności. Związana jest z istniejącą koniecznością dopasowania odpowiedniej skali ocen, wykorzystywanej metody oceny, stosowanych kryteriów oraz pozostałych procedur systemu do indywidualnej specyfiki każdego przedsiębiorstwa np. jego wielkości, kultury organizacyjnej oraz struktury itp.

6. Zasada jawności. Zasada ta wymaga wcześniejszego, a także szczegółowego zapoznania się z istniejącymi założeniami polityki personalnej danego przedsiębiorstwa, do których zalicza się jego: cele, kryteria systemu ocena oraz związane z nim dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie wyników dla wprowadzania tych zmian, które przyniosą korzyści działalności przedsiębiorstwa.

7. Zasada systemowości. Określana jest także mianem wewnętrznej spójności firmy, ponieważ wyraża ona potrzebę powiązania oceniania z pozostałymi systemami wchodzącymi w skład zarządzania, takimi jak: motywowanie lub szkolenia pracowników.

8. Zasada poufności. Wyraża się głównie w prawie jakie przysługuje wszystkim pracownikom względem poufności uzyskanych wyników oceny. Prawo to dotyczy zachowania pełnej poufności przez kierowników zarazem względem ich indywidualnych jak i wszystkich innych ocen.

9. Zasada elastyczności. Dotyczy obowiązku dostosowania określonych kryteriów oceniania do wymagań, specyfiki i charakteru danego stanowiska.

10. Zasada formalizacji. Zasada związana jest głównie z wewnętrznymi przepisami każdego przedsiębiorstwa, które dotyczą przeprowadzania procesu ocen pracowniczych. W tym przypadku wyniki takiej oceny zazwyczaj dołączane są do personalnych akt pracownika indywidualnie, aby w przyszłości mogły być wykorzystane także w innych celach np. porównawczych.

11. Zasada fachowości. Przedsiębiorstwa bardzo często w procesie oceniania korzystają
z pomocy zewnętrznych ekspertów, co zapewnia profesjonalizacje całego systemu,
a szczególnie fachowe przygotowanie, wdrożenie systemu, a także przeszkolenie podwładnych w celu właściwego wykorzystania uzyskanych wyników.

12. Zasada prawa do odwołania się. Jest to prawo każdego pracownika do zakwestionowania w toku oceny dokonanej przez kierownika uzyskanych rezultatów oraz możliwość zgłoszenia danej sprawy do odpowiednich organów odwoławczych przedsiębiorstwa w celu ich zweryfikowania, a w ostateczności przeprowadzenia ponownej kontroli

Obecnie zarządzanie przedsiębiorstwem coraz bardziej jest związane z efektywnym wykorzystywaniem zdolności i możliwości zatrudnianych w nim pracowników. Ponadto obecnie warunkiem prawidłowego, a tym samym skutecznego funkcjonowania firmy jest działanie sprawnego systemu pracowniczego, który składa się z takich elementów jak: zatrudnienie, rozwój zawodowy oraz wynagrodzenie.

W tym przypadku ocenianie pracowników stanowi jeden z najbardziej upowszechnionych rodzajów działań w podejmowanych przez przedsiębiorstwa. Ocena efektywności pracy sama w sobie należy do kompetencji kadry zarządzającej, czyli najczęściej kierowników poszczególnych szczebli organizacyjnych i stanowi zarazem jedno z wielu zadań, z których zbudowany jest system zarządzania pracownikami w organizacji. Należy również zaznaczyć, iż niezwykle istotny wpływ na omawiany system ma dobór technik oceniania, właściwa ich forma, a ponadto dostosowanie kryteriów i mierników wykorzystywanych w tym procesie. Dodatkowo elementy, które wpływają na skuteczność działalności przedsiębiorstwa powinny stanowić równoważnik pomiędzy wydajnością pracy, a indywidualnymi zachowaniami pracowników.

Proces oceny pracowników stanowi najskuteczniejsza formę poprawy i utrwalenia pożądanego sposobu funkcjonowania kadry w przedsiębiorstwie.

Proces ten oddziałuje także na inne dziedziny związane z polityką personalną. Efekty przeprowadzonych ocen wpływają również na kształtowanie się następujących procesów w firmie:

· Racjonalizacja polityki personalnej – podczas procesu doboru i rekrutacji, awansu, degradacji, czy zwolnienia z pracy,

· Programowanie rozwoju pracowników – przykładowo poprzez poprawę struktury kwalifikacji zawodowych, ustalenie planu oraz dobór właściwego szkolenia,

· Modyfikacja systemu wynagrodzeń – zmiany w wysokościach stawek płac zasadniczych, premii itp.,

Ogólna poprawa efektywności systemu zarządzania przedsiębiorstwem – lepsze współdziałanie między jednostkami organizacyjnymi, zmiana w stylu zarządzania i kulturze organizacyjnej.

Ocenianie pracowników jest niezwykle istotnym elementem działania czy też funkcjonowania w zasadzie każdego przedsiębiorstwa.

Wynika to z faktu, iż każda organizacja pragnie oprzeć swoją działalność na efektywnych i zdolnych pracownikach, dlatego też projektując system ich oceniania opiera się na ustaleniu odpowiedniej strategii zarządzania zasobami ludzkimi.

Ocenianie jest niezbędnym i niezastąpionym elementem zarządzania każdą organizacją, ponieważ pozwala nie tylko na zróżnicowanie stopnia zaangażowania poszczególnych pracowników w realizacje określonych zadań czy projektów, ale również bardzo często służy jako wzór dla ustalania ścieżki rozwoju poszczególnych pracowników.

Ponadto w obszarze zarządzania dość często przyjmuje się, że ocenianie pracowników pełni trzy podstawowe funkcje:

organizacyjną
psychologiczną
ekonomiczną.

Funkcja organizacyjna sprowadza się w zasadzie do decydowania o postawach pracowników wobec danego przedsiębiorstwa, a poza tym stanowi swego rodzaju fundament dla określenia istniejących modeli organizacyjnych.

Funkcja ekonomiczna mówi nam o zależności ocen pracowników i polityki płacowej przedsiębiorstwa. Odnosi się ona do sytuacji, w której pozytywne lub negatywne wyniki oceny danego pracownika wpływają na poziom jego wynagradzania.

Funkcja psychologiczna, natomiast skupia się głównie na sprowadzeniu oceniania do sytuacji, w której pracownicy mają szansę na osiąganie lepszych efektów pracy, ponieważ proces ten pozwala w dużej mierze na rozwijanie ich indywidualnych zdolności i predyspozycji, a przez co zapewnia poczucie pewności i bezpieczeństwa pracy.

Ocenianie pracowników to istotny element procesu zarządzania zasobami ludzkimi.

Ocena pracownika jest formalną metodą dzięki, której możliwe jest oszacowanie wartości pracy jaką wykonuje jednostka. W ocenie tej z reguły zawierają się aspekty jakościowe i ilościowe związane z szeroko pojętym funkcjonowaniem pracownika w ramach danej organizacji. Ocena powinna być wystawiana regularnie, ponieważ pozwala na określenie trafności oraz stopnia sprawności mechanizmów związanych z doborem personelu.

Jest tez ważnym czynnikiem w procesie podsumowywania efektywności szkoleń. Z punktu widzenia administracji ocena służy jako podstawowa forma informacji zwrotnej kierowanej do pracownika celem udzielenia mu pomocy w poprawie wyników jakie osiąga oraz w zaplanowaniu ścieżki kariery.

Ocena wyników okazuje się pomocna podczas realizacji procedury ustalania wynagrodzeń, obsadzania stanowisk, awansowania, degradacji lub wypowiadania umowy pracownikowi. Należy bezwzględnie przestrzegać zasad uczciwości i wystrzegać się dyskryminacji z jakichkolwiek przyczyn.

Ocenianie pracowników - czym jest ocena, pomiar, testowanie

Warto zwrócić uwagę na fakt, że termin „ocena” często mylony jest z pojęciem „testowania” czy „pomiaru”. Pomimo, iż terminy te są dość pokrewne to jednak nie oddają w pełni samego znaczenia oceniania.

Ma to przede wszystkim związek z faktem, iż „ocena” jest pojęciem rozumianym szeroko, głównie w odniesieniu do procesu „gromadzenia informacji dotyczących przedmiotu oceny, służących ich uogólnianiu i formułowaniu na ich podstawie opinii i osądów”.

Natomiast pomiar oznacza zazwyczaj projektowanie oraz tworzenie testów i skali klasyfikacji, dzięki którym przedsiębiorstwo może zbierać niezbędne informacje. Jeszcze szerszym pojęciem niż „pomiar” jest „testowanie”, które oznacza postępowanie związane z wykonywaniem powierzonych zadań lub projektów. Terminy te w swoim istnieniu związane są z „oceną” dlatego ich omówienie jest istotne dla przeprowadzania dyskusji, która ma na celu ustalanie odpowiedniej procedury dotyczącej systemu oceniania pracowników.

Ocena pracownika stanowi w zasadzie ocenę jego pracy. Dzieje się tak w związku z jego postawą i zaangażowaniem, poprzez które powstaje wytwór- efekt, cel jego pracy. W tym względzie można zauważyć bardzo ścisłą zależność między oceną pracownika, a oceną jego pracy. Właśnie z tego powodu te dwa określenia w literaturze fachowej często używane są zamiennie.

Dla pełnego odniesienia się do omawianego zagadnienia należy dodać, iż ocena stanowiąca opinię wartościującą, powstaje w porównawczym procesie pomiędzy wspomnianym powyżej tworem, a rezultatem rzeczywistym, który to rezultat zależy przede wszystkim od pracownika, jego zalet i wad.

Formy oceniania pracowników

Ocenianie pracowników może odbywać się w dwóch podstawowych formach:

• bieżącej (niesformalizowanej) – prowadzonej przez przełożonego stale, w trakcie codziennie wykonywanej pracy i dotyczy z reguły zachowań pracownika, czasami odnosi się do efektów wykonywanego zadania;

• okresowej (sformalizowanej) – przeprowadzonej w ściśle określonych odstępach czasu, według przygotowanych procedur i z wykorzystaniem specjalnie skonstruowanych narzędzi.

Ocenianie pracowników jako element polityki personalnej

Ocena pracownika będąca elementem polityki personalnej od początku istnienia teorii budziła sporo kontrowersji oraz dyskusji, które to w rezultacie doprowadziły do sformułowania wielu postulatów, uogólnień i zaleceń, z których do tej pory czerpie się praktyczne i kształcące wartości.

Ilość prezentowanych opinii jest świadectwem tego, iż zagadnienie oceniania należy do wciąż aktualnych tematów. Ma to swoje uzasadnienie w 4 podstawowych aspektach: psychologicznym, organizacyjnym, ekonomicznym oraz poznawczym.

Zgodnie z panującymi zasadami, organizacje, które dążą do utrzymania swojej pozycji na rynku, powinny opierać działalność na kadrze posiadającej najwyższe kwalifikacje zawodowe, którą ponadto cechuje zaangażowanie w realizację powstających zadań. Aby umożliwić firmie zatrudnianie takich pracowników, w celu późniejszego poddania ich ocenie efektywności pracy, która wykorzystywana jest w przedsiębiorstwie w ramach systemu ocen pracowniczych. Dla najlepszego wykorzystania tego systemu powinna być wykorzystana pełna znajomość zasobów pracy analizowanej firmy, która to pozwala na właściwe zarządzanie kadrami zgodnie z istniejącymi potrzebami organizacji oraz realnymi możliwościami pracowników.

Zaniedbanie analizy możliwości zasobów ludzkich pod względem cech jego charakteru, umiejętności zawodowych, predyspozycji, posiadanych zdolności oraz motywacji powoduje, iż nie jest możliwe zharmonizowanie elementów jego osobowościowych oraz zawodowych predyspozycji z wymogami stawianymi przez określone stanowisko pracy.

Kompletna znajomość pracownika, w wielu przypadkach pozwala na ustalenie sposobów korygowania jego wad, a także na utrwalenia i dalszy rozwoju zalet, które mogą posłużyć w opracowywaniu indywidualnej ścieżki samodoskonalenia.

W tym przypadku najważniejsza dla pracownika jest psychologiczna wartość oceny. Została ona opracowana w taki sposób, by trafiała bezpośrednio do jego świadomości. Dzięki temu pracownik otrzymuje rzetelną informację, o tym jak został oceniony oraz jak wypadł w stosunku do całej struktury pracowniczej.

Na tej podstawie może on dokonać samodzielnej oceny takich elementów jak np.: osobiste bezpieczeństwo socjalne, trwałości i stabilności pozycji w firmie, a także przyszłościowej szansy na awans. Co stanowi podstawę do stworzenia planów jego ścieżki rozwojowej.

Wiedza i umiejętności dotyczące zarządzania zasobami pracy jest wykorzystywana głównie do wprowadzania zmian w ramach podziału odpowiedzialności, kompetencji, decyzji oraz wewnątrz-organizacyjnych przesunięciach w kadrach. Odnosząc się do powyższych rozważań można powiedzieć, iż system oceniania funkcjonujący w przedsiębiorstwie stanowi odpowiedź na dwa istotne pytania:

1. Czy zajmowane przez pracownika stanowisko odpowiada jego realnym możliwościom i kwalifikacjom?

2. Jakie działania należy podjąć, aby właściwie zharmonizować pracownika z wykonywaną przez niego pracą?

Jako podsumowanie powyższych rozważań można dokonać stwierdzenia, że systematycznie i dokładnie prowadzony system ocen stanowi niezbędny element przyczyniający się do rozwoju nie tylko pracowników, ale również samego przedsiębiorstwa, a ponadto wpływa na kształtowanie relacji pomiędzy podwładnymi a kierownikami.

Zachęcam Cię do dowiedzenia mojego bloga o zarządzaniu i przywództwie

Jak być pewnym siebie i uporać się z niską samooceną?

Jak rozwiązywać problemy? Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów

Jak zwiększyć wydajność. 14 kluczowych kroków ku większej wydajności i skuteczności.

Jak się zmotywować mając przed sobą duży cel?

6 rzeczy, których nigdy nie warto robić

Jak wyglądać na pewnego siebie?