Multitasking czy monotasking

Multitasking czyli wielozadaniowość obciąża mózg, obniża IQ, a co gorsza, może uzależniać. Ten artykuł zawiera wskazówki, jak dać sobie z tym spokój na dobre.

Pozbądź się tego jednego złego przyzwyczajenia, a zwiększysz produktywność o 40 procent

Być może przeczytałeś lub usłyszałeś gdzieś, że wielozadaniowość często zmniejsza moc Twojego mózgu i chociaż możesz pomyśleć, że efektywnie oszczędza czas, to faktycznie obniża wydajność aż do 40 procent.

Devora Zack przedstawiając te liczby, zauważyła również, że wielozadaniowość, pojmowana w popularny sposób, jest mitem. Możliwe, że piszesz coś i prowadzisz konferencję telefoniczną, a także wysyłasz SMS-y do współmałżonka w tym samym czasie, ale rzeczywistość polega na tym, że przełączasz mózg z jednej aktywności na drugą, a robiąc to, nie robisz tego jednocześnie, tylko szybko przełączasz się między różnymi czynnościami.

Kiedy mózg zostaje zmuszony do ciągłej zmiany zadań i stawienia czoła ciągłemu przerywaniu, eksponuje go to na wyższy poziom stresu. To może przeciążyć jego zdolności poznawcze i osłabić jego czas reakcji. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Sussex wykazały, że mózg się uszkadza, gdy często próbujemy wykonywać wiele czynności jednocześnie. Zauważono również, że ci, którzy próbują wykonywać wiele zadań jednocześnie, często mają mniej empatii do innych, a to dlatego, że gęstość mózgu jest obniżona w regionie odpowiedzialnym za empatię, a także kontrolę emocjonalną i poznawczą.

Jak zatem zwiększyć swoją wydajność dzięki jednozadaniowości (monotasking)?

1. Wybierz jedno zadanie i zobowiąż się do jego wykonania

Jednozadaniowość wymaga pełnego zaangażowania się w jedno zadanie na raz. Oznacza to, że musisz wybrać jedno zadanie i skoncentrować się na nim. Nie znaczy to, że musisz robić tylko jedną rzecz i nic więcej, dopóki to zadanie nie zostanie ukończone. W sposób realistyczny to nie jest możliwe. Chodzi tylko o to, że wybierasz określony przedział czasowy dla danego zadania i przez ten czas pracujesz tylko nad nim.

2. Pozbądź się ropraszaczy

Jestem pewien, że dobrze wiesz, o czym mówię. Możesz być zajęty odpowiedzią na wiadomość e-mail lub wysyłaniem nowej wiadomości e-mail do klienta i podczas wykonywania tej czynności nagle wpada Ci do głowy genialny pomysł dotyczący tego, jak mógłbyś napisać wiadomość do kolejnego klienta. Większość ludzi, którzy lubią myśleć o sobie jako o osobach wielozadaniowych, otworzy drugi e-mail i spróbuje napisać wiadomość, gdy pomysł jest wciąż świeży.

Najlepszym podejściem będzie trzymanie blisko notesu, w którym możesz notować wszystkie dobre pomysły, gdy się pojawią, i do których możesz powrócić i rozwinąć je w to, co chcesz, podczas gdy teraz skupiasz się na zadaniu, nad którym właśnie pracujesz. Jeśli pracujesz na komputerze, możesz otworzyć notatnik - nie będziesz musiał nawet wstawać. Ja używam do tego aplikacji wunderlist zainstalowanej na telefonie albo funkcji dyktafonu. Nie ma znaczenia, gdzie będziesz to notować, ważne, aby było to intuicyjne, pod ręką, szybkie i minimalnie rozpraszające

3. Daj sobie prezent w postaci wolnego czasu.

Powinieneś być w stanie zbudować „ogrodzenie” potrzebne do stworzenia idealnego środowiska, abyś mógł uniknąć wszystkich potencjalnych zakłóceń. Aby zoptymalizować koncentrację w środowisku, w którym zdecydowałeś się pracować, musisz unikać rozpraszania, które może przybrać postać hałasu, okienek pop-up lub jakąkolwiek inną formę. Gdy nie uda Ci się wykonać zadania, łatwo jest wskazać palcami na kolegów lub członków rodziny jako na czynniki rozpraszające. Możesz również obwiniać technologię, taką jak twój telefon, gdy przychodzą wiadomości tekstowe, maile itp. Możesz nie być w stanie kontrolować wszystkich czynników wokół Ciebie, ale prawda jest taka, że możesz kontrolować wiele z nich. Jeśli Twoje biuro ma drzwi, zamknij je - szczególnie gdy masz połączenie konferencyjne, projekt do ukończenia lub jakiekolwiek inne zadanie. Jeśli nie masz takiego biura, być może masz kabinę lub otwartą przestrzeń z biurkiem w rogu - możesz łatwo użyć karteczki lub innej metody wskazującej, że jesteś zajęty i nie chcesz, aby Ci przeszkadzano. Możesz także zablokować wszystkie przychodzące połączenia, SMS-y lub inne powiadomienia, które mogą pochodzić z Twojego telefonu lub komputera.

4. Wykonuj powiązane zadania w klastrach.

Łatwo się rozproszyć i porzucić zadanie, jeśli odbierasz wiadomości w mediach społecznościowych, wiadomości tekstowe i e-maile od razu, gdy przychodzą. Możesz ustawić konkretną godzinę dnia, kiedy skupisz się na odpowiedzi na wszystkie te wiadomości. Możesz nawet ustawić 3 różne godziny w ciągu dnia - na przykład możesz czytać i odpowiadać na wiadomości e-mail rano przed rozpoczęciem pracy, w porze obiadowej przed wznowieniem pracy i tuż przed tym, jak dzień pracy się skończy. W ten sposób skutecznie odpowiesz na wiadomości e-mail i nie zakłóci to Twoich głównych zadań.

Rozsądnie jest też grupować zadania według tematu, ponieważ zwiększa to koncentrację. Jeśli dostajesz wiele projektów i możliwości sprzedaży, gdy zdecydujesz się na nie odpowiedzieć tematycznie wg projektów, a nie zaraz po ich otrzymaniu, będziesz mógł lepiej skoncentrować się na ogólnych tematach.

5. Rozwijaj swoją uwagę za pomocą cichych przerw

Coraz krócej udaje nam się utrzymać uwagę. Jednym z głównych powodów jest to, że współcześni ludzie są rozpraszani przez wiele czynników będących w naszej dyspozycji i niezależnie od tego, co myślimy, zazwyczaj skaczemy z tematu na temat. Organizauj sobie czas, w którym zastanowisz się nad strategią działania.

Wyznacz czas na refleksję w ciągu dnia lub tygodnia i zastanów się nad tym co dzieje się wokół Ciebie.

6. Zostań mistrzem w odmawianiu.

Zbyt wielu ludzi ma problemy z powiedzeniem NIE. Zawsze uważamy, że jeszcze jeden projekt lub jedno dodatkowe zadanie nie zabije nas; ale tak naprawdę może. Naucz się mówić NIE z wdziękiem i uniknij zbliżającej się zagłady, która towarzyszy niemożności powiedzenia NIE. Jest w porządku, a nawet jest to odpowiedzialne podejście, aby poświęcić trochę czasu, zanim odpowie się na prośbę. Możesz także użyć zdania typu "Nie, nie teraz". Oznacza to, że możesz być w stanie podjąć się zadania w przyszłości, ale z jakiegoś powodu nie zajmiesz się nim teraz. W ten sposób pozostajesz zobowiązany do realizacji ważnego zadania, w którego trakcie właśnie jesteś, a także będziesz miał możliwość późniejszego zaakceptowania lub odrzucenia prośby.

Dobrego dnia.

Michał

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!