Pilne czy ważne
Pilne czy ważne. Odwieczny konflikt ważnego z pilnym.
Ta strategia przypomina nieco zarządzanie czasem, ale odnosi się do skali całego tygodnia. Codzienna bieganina często pochłania nas do tego stopnia, że tracimy z oczu to, co naprawdę istotne. Nieustannie powraca do nas odwieczny konflikt pilnego z ważnym.
Marnujemy czas zajmując się niewielkimi, pilnymi sprawami, podczas gdy powinniśmy raczej skupiać się na sprawach większych i istotniejszych, choć być może nie tak pilnych.
W nadchodzącym tygodniu postaraj się wziąć odwet na chaosie i nieporządku obierając jeden główny cel, który koniecznie chcesz osiągnąć. Możesz również wytypować dwa poboczne cele jeśli czujesz, że będzie to dla Ciebie dobre, ale nie więcej.
Pod koniec tygodnia przyjrzyj się swoim postępom. Czy wyznaczenie sobie celów poskutkowało w poprawieniu Twojej wydajności? Jeśli skupiałeś się tylko na trzech głównych celach, jakie przyniosło to skutki?
Wiedza na temat priorytetów w pracy wpływa na sukces projektu, zaangażowanie zespołu i rolę lidera.
Wszystkie projekty - szczególnie duże i złożone - wymagają jasnych priorytetów. Łatwiej powiedzieć niż zrobić. Możesz liczyć na to, że projekty techniczne, niezależnie od tego jak dobrze zaplanowane, będą wymagały zmiany zleceń, zmiany priorytetów i regularnego pojawiania się niespodzianek. Jest to po prostu naturalny porządek rzeczy.
Jednym z największych wyzwań dla kierowników i liderów projektów jest dokładne ustalenie priorytetów pracy, która ma znaczenie na co dzień.
Nawet jeśli posiadasz najlepsze na świecie oprogramowanie do zarządzania projektami, to właśnie Ty wprowadzasz informacje do narzędzia. I nie chcesz wpaść w pułapkę.
Tak jak musisz być sumienny i mieć odpowiedni wgląd w projekt, aby upewnić się, że nikt nie pracuje nad wczorajszymi priorytetami. Potrzeba dużo praktyki, aby to naprawić.
Aby pomóc Ci w zarządzaniu obciążeniem pracą Twojego zespołu i dotrzymaniu terminów, oto 6 kroków do nadania priorytetu projektom, które mają wiele ruchomych części.
1. Zbierz listę wszystkich swoich zadań.
Wyciągnij razem wszystko, co mógłbyś rozważyć w ciągu jednego dnia. Nie martw się o kolejność i liczbę elementów z góry.
2. Zidentyfikuj zadania pilne i ważne.
Następnym krokiem jest sprawdzenie, czy masz jakieś zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi. Mówimy o pracy, która, jeśli nie zostanie ukończona do końca dnia lub w ciągu następnych kilku godzin, będzie miała poważne negatywne konsekwencje (niedotrzymanie terminu klienta; niedotrzymanie terminu publikacji lub wydania, itp.) Sprawdź, czy istnieją jakieś zależności o wysokim priorytecie, które polegają na tym, że zakończysz pracę już teraz.
3. Oceń wartość.
Następnie przyjrzyj się swojej ważnej pracy i określ, co ma największą wartość dla Twojej firmy i organizacji. W ramach ogólnej praktyki, chcesz dokładnie rozpoznać, które rodzaje zadań mają najwyższy priorytet.
4. Uporządkuj zadania według szacowanego nakładu pracy.
Jeśli masz zadania, które wydają się być powiązane ze sobą pod względem ważności, sprawdź ich szacunkową wartość i zacznij od tego, które z nich będzie wymagało największego wysiłku. Eksperci od wydajności proponują taktykę rozpoczynania dłuższych zadań w pierwszej kolejności. Jeśli jednak czujesz, że nie możesz skupić się na swoich bardziej istotnych projektach przed ukończeniem krótszego zadania, to idź za “głosem jelit” i zrób to, co uważasz za stosowne. Motywacją może być skreślenie małego zadania z listy przed nurkowaniem na głębsze wody.
5. Bądź elastyczny
Niepewność i zmiana są nieuniknione. Wiedz, że Twoje priorytety ulegną zmianie, najczęściej kiedy najmniej się ich spodziewasz.
6. Wiedz, kiedy ciąć.
Prawdopodobnie nie możesz zrobić wszystkiego, co masz na swojej liście. Po ustaleniu priorytetów zadań i przyjrzeniu się swoim szacunkom, wytnij pozostałe zadania z listy by skupić się na priorytetach.
Autor: dr Michał Chmielecki, prof.
Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.
P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!
