Zarządzanie zmianą i adaptacja organizacji
Zarządzanie zmianą a adaptacja organizacji w biznesie
We współczesnym świecie stan ciągłej zmiany postrzegany jest jako „wyróżnik życia organizacyjnego”. Organizacje nieustannie stają się coraz bardziej złożone i różnorodne. Tempo zmian komunikacyjnych i technologicznych przekształciło sposób wykonywania pracy.
Skutki globalizacji, integracji rynków i wzrostu możliwości technologicznych sprawiły, że sztywne struktury organizacyjne czy plany działania zdają się niepraktyczne i jałowe. W XXI wieku organizacje muszą ustanowić i utrzymać się w stanie „płynnym” jeżeli chcą zaadaptować się do warunków operacyjnych[2]. Aby ten stan płynności utrzymać muszą nieustannie negocjować na zewnątrz i wewnątrz (B. Burnes, Kurt Lewin and complexity theories: back to the future?, Journal of Change Management, 2004, 4 (4), s. 309; G. Schreyögg, J. Sydow, (red.) The Hidden Dynamics of Path Dependence. Palgrave-Macmillan. London, 2010.)
Adaptacja organizacyjna do warunków środowiskowych jest zagadnieniem, które było szeroko badane. We współczesnym środowisku, które podlega częstym zmianom, organizacja ma opracować system organizacyjnej reakcji na wszelkie istotne zmiany w środowisku, i to w czasie rzeczywistym. Innymi słowy, organizacja musi rozwinąć zestaw kompetencji, które umożliwią jej reagowanie na wszelkie zdarzenia w środowisku istotne dla jej funkcjonowania. Kompetencje te rozwijają się w czasie, dzięki ciągłej ewolucji organizacyjnej, tak aby organizacja stale dostosowywała się do zmian istotnych warunków w środowisku. To również istotny element szkoleń biznesowych i szkoleń dla liderów.
Zarządzanie zmianą a adaptacja organizacji do otoczenia
Organizacja dostosowuje się do zmian zachodzących w środowisku przede wszystkim poprzez swoją strategię, która odzwierciedla jej działania w środowisku.
Strategia ta jest w rzeczywistości szczególnym ogniwem łączącym organizację z jej otoczeniem. Wdrażając odpowiednią strategię, organizacja albo dostosowuje się do środowiska, albo dostosowuje się do niego. Wybór optymalnej strategii zależy od strategicznego zarządzania organizacją, a mianowicie od postrzegania ogólnych warunków w środowisku, jak również od sposobu, w jaki organizacja ma działać, aby być stale dostosowaną do zmian w środowisku w sposób efektywny i skuteczny. Sama realizacja strategii odnosi się do wykonywania czynności zgodnie z ograniczeniami narzuconymi przez otoczenie organizacyjne, przez określoną strategię oraz przez dostępne zasoby.
Z drugiej strony, organizacje konkurują obecnie w złożonym i dynamicznym środowisku, przekształconym przez przepływ i zapotrzebowanie na natychmiastową informację, gdzie wiedza staje się coraz bardziej cennym zasobem. Istnieje zatem powszechna zgoda co do tego, że wiedza ma decydujące znaczenie w dążeniu do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Istnieje kilka badań, które w coraz większym stopniu koncentrują się na pakietach zasobów opartych na wiedzy oraz ich manipulacji i integracji z innymi zasobami.
Zarządzanie inwentaryzacją wiedzy jest bardzo ważną kwestią, ponieważ w warunkach niepewności środowiskowej organizacje muszą być elastyczne, jeśli mają szybko reagować na nieznane okoliczności. Proces tworzenia i wdrażania strategii w organizacji ma opierać się na wzajemnej koordynacji funkcjonalnej, informacji zwrotnej i ciągłym uczeniu się wszystkich pracowników organizacji, a także na uczeniu się organizacji.
Kierownictwo ma stale inicjować i wspierać kontrolowane eksperymenty wszystkich pracowników, a także wspierać rozwój wszystkich użytecznych pomysłów, niezależnie od tego, skąd one pochodzą. Rola strategii jest dwojaka. Z jednej strony jest ona przekaźnikiem wpływu wszystkich istotnych czynników lub ich zmian w środowisku, który amortyzuje w momencie ich wejścia do organizacji, z drugiej zaś strony jest wynikiem wpływu wszystkich okoliczności branych pod uwagę w procesie jej formułowania.
Poza tym, strategia ma ogromne znaczenie dla wszystkich innych elementów w organizacji, które są projektowane i dostosowywane do siebie nawzajem, aby zdefiniowane strategie były sprawnie realizowane i aby cele strategiczne były osiągane. Rolą strategii jest określenie kryteriów i ograniczeń, które należy przestrzegać przy projektowaniu struktury organizacyjnej, tworzeniu systemu nagród, określaniu kultury organizacyjnej itp. Wpływ środowiska na działalność organizacji jest ważnym i złożonym zagadnieniem, któremu w wielu organizacjach nie poświęca się należytej uwagi. Ważnym aspektem są rozważania dotyczące relacji pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.
Wiele organizacji jest zazwyczaj obarczonych chronicznymi problemami, głównie konsekwencjami słabej kondycji finansowej i dużych długów, słabych perspektyw efektywnej działalności, niewłaściwej struktury kwalifikacji pracowników, przestarzałej technologii, nieodpowiedniej struktury organizacyjnej i nadmiernej liczby pracowników, a wszystko to dodatkowo pogarszane przez nieodpowiednie działania organizacyjne.
Taka sytuacja wymaga przedefiniowania metody działania organizacji i jej struktury, tak aby organizacja mogła poprawić konkurencyjność. Jednym z pierwszych kroków w tym złożonym przedsięwzięciu jest w rzeczywistości zdefiniowanie czynników, które w dużym stopniu wpływają na działania organizacyjne. Jeśli natura środowiska jest zrozumiała, a czynniki wpływające na działania organizacyjne zostały określone, wówczas kierownictwo jest w stanie określić skuteczne i efektywne strategie poprawy poziomu konkurencyjności organizacji.
Środowisko organizacyjne i pracownicy Zazwyczaj obserwuje się, że określone środowisko, opisane przez jego klimat, jest w stanie przynieść korzyści dla dobrobytu osób na nie narażonych. Środowisko organizacyjne charakteryzujące się wsparciem i koncentracją na pracownikach wiąże się z pozytywnymi wynikami, takimi jak zaangażowanie organizacyjne. Istnieje związek pomiędzy środowiskiem organizacyjnym a wypalaniem się pracowników.
Środowisko organizacyjne może mieć również silny wpływ na postrzeganie przez pracowników kwestii upodmiotowienia. Środowisko oparte na uczestnictwie, na przykład takie, które "uznaje krytyczną wartość kapitału ludzkiego dla sukcesu organizacji" poprzez poszanowanie pracowników i uznanie ich wkładu, ułatwia postrzeganie upodmiotowienia. Z kolei upodmiotowienie pracowników jest zazwyczaj zalecane jako szczególnie ważne dla świadczenia usług i wiąże się z pozytywnymi skutkami afektywnymi, behawioralnymi i organizacyjnymi pracy. Okazuje się na przykład, że w wyniku poczucia wzmocnienia pozycji pracownicy czują się mniej niespokojni i lepiej radzą sobie z niekorzystnymi zdarzeniami, zmniejszając tym samym ryzyko wypalenia.
Ponadto, często podkreśla się, że aspekty środowiska, które promują dobre samopoczucie pracowników, pomagając im na przykład poczuć się docenianym i szanowanym, są ważne dla świadczenia usług. Pracownicy muszą mieć poczucie, że ich własne potrzeby zostały zaspokojone w ramach organizacji, zanim będą mogli z entuzjazmem podchodzić do spełniania potrzeb klientów.
Kiedy pracownicy spotykają się z praktykami organizacyjnymi, które pomagają im czuć się szanowanymi i docenianymi przez organizację, tworzą, ze względu na swoje bardziej pozytywne postawy i zachowania, bardziej pozytywne doświadczenie dla klientów. Nacisk kierownictwa na to, aby postawy i zachowania pracowników sprzyjały świadczeniu wysokiej jakości usług, jest zatem istotny dla efektywności organizacji.
Zwykle podkreśla się, że praktyki zarządzania muszą obejmować podstawy dla pracowników, aby umożliwić im świadczenie usług wysokiej jakości dla klientów. Oznacza to, że za środowiskiem usług należy stworzyć inne środowisko, w którym mogą istnieć warunki promujące środowisko usług. Często proponuje się, aby kierownictwo, dążąc do jakości usług, stworzyło dwa powiązane ze sobą, ale różne środowiska, a mianowicie (i) środowisko dla usług oraz (ii) fundamentalny klimat dla dobrobytu pracowników. Kwestie fundamentalne dla zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników odnoszą się do czynników kontekstowych, które podtrzymują ich zachowanie.
Środowisko pracy opiera się zatem na zapewnieniu pracownikom podstawowego wsparcia organizacyjnego w postaci zasobów, praktyk menedżerskich i nadzoru pomocniczego, które pomagają im w efektywnym wykonywaniu ich obowiązków. Istnieje szereg zasobów, które organizacja może zapewnić w celu promowania środowiska dla dobra pracowników, które sprzyja zarówno upodmiotowieniu i zaangażowaniu pracowników, jak i minimalizuje proces wypalenia. Na przykład, wsparcie społeczne jest kluczowym zasobem organizacyjnym, który służy jako źródło szacunku i uznania dla pracowników i koncentruje się na jakości relacji międzyludzkich, jakie pracownik utrzymuje ze współpracownikami, przełożonymi i organizacją.
W rzeczywistości wsparcie społeczne jest definiowane jako zasoby (rzeczywiste lub postrzegane przez pracownika), które są dostępne od jednego lub kilku innych. Zasoby te obejmują relacyjne postanowienia dotyczące przywiązania, integracji społecznej, możliwości pielęgnacji, zapewnienia wartości i doradztwa w rozwiązywaniu problemów.
Wsparcie społeczne, jako aspekt komunikacji, spełnia szereg korzystnych funkcji. Teoretycznie, wsparcie społeczne przynosi korzyści pracownikom, pomagając im radzić sobie z negatywnymi skutkami stresorów. Wyniki badania wskazują, że pracownicy zgłaszający wysoki poziom wsparcia społecznego postrzegali mniej stresu w swoich rolach organizacyjnych oraz lepszy poziom dobrostanu i postawy zawodowej niż ich koledzy, którzy zgłaszają niższy poziom wsparcia społecznego.
