Zarządzanie zakupami i zaopatrzeniem | Zarządzanie zapasami | Logistyka zakupów
Zarządzanie zakupami to zarządzanie procesem zakupów i zaopatrzenia oraz związanymi z nim aspektami w organizacji.
Materiały to podstawa przemysłu. Muszą być one dostępne w odpowiednim czasie, w odpowiedniej ilości, na odpowiednim miejscu i za odpowiednią cenę. Zaopatrzenie jest funkcją zakupu materiałów i usług ze źródeł zewnętrznych w organizacji. Jest to jedna z najbardziej krytycznych funkcji, ponieważ dostarcza organizacjom materiałów wejściowych do przetwarzania ich na produkty wyjściowe.
Dział zakupów
Dział zakupów kupuje surowce, sprzęt, części zamienne, materiały eksploatacyjne, usługi itp. zgodnie z wymaganiami organizacji i dlatego dział zakupów ma bardzo ważną rolę w funkcjonowaniu organizacji. Działalność zakupowa jest jednym z najważniejszych działań w organizacji i wymaga efektywnego zarządzania. Jest to główna działalność w obszarze zarządzania materiałami. Często zakupy i zaopatrzenie są używane jako synonimy. Zakupy wykorzystywane są do zdefiniowania jednej z kilku funkcji zaopatrzeniowych związanych z działalnością logistyczną.
Zaopatrzenie
Szeroko rozumiane zaopatrzenie obejmuje cały proces, poprzez który pozyskiwane są wszystkie klasy zasobów (ludzie, materiały, obiekty i usługi) dla organizacji. Ponieważ zaopatrzenie jest funkcją unikalną, różni się ono nieco od zaopatrzenia w tym sensie, że o ile zaopatrzenie, z tym samym celem, ma szerszą domenę, o tyle zaopatrzenie z tym samym celem jest w nim uwzględnione.
W organizacji produkcyjnej zakup jest pierwszym elementem, który wpływa na koszt produktu, a tym samym ma duży wpływ na zysk organizacji. Organizacja potrzebuje sprawnych i ekonomicznych zakupów i zaopatrzenia w różne materiały od dostawców.
Dział zakupów, który pełni funkcję zakupów i zaopatrzenia w materiały ma funkcjonować bardzo sprawnie. Zakupy to bez wątpienia rozległy i złożony temat, a w związku z rosnącą konkurencją pomiędzy organizacjami, funkcja zakupowa organizacji również podlega dużej ewolucji. Nie dziwi zatem fakt, że to ważny element wykładów i szkoleń dla firm takich jak np. szkolenia zkaupowe..
Celem zakupów jest zakup materiałów i usług objętych następującymi siedmioma zasadami zarządzania zakupami.
Te siedem zasad znanych jest również pod nazwą 7 Rs.
Zakup materiału o odpowiedniej jakości
Zakup materiału w odpowiedniej ilości
Zakup materiału z właściwego źródła
Zakup materiału po właściwej cenie
Dostawa materiału we właściwe miejsce
Dostawa materiału we właściwym czasie
Dostawa materiału z odpowiednim środkiem transportu
Jednakże, ogólnie rzecz biorąc, cele zakupów są następujące.
Wspieranie działalności organizacji poprzez prowadzenie polityki organizacyjnej przy nieprzerwanym przepływie materiałów i usług.
Zakup potrzebnych materiałów w sposób konkurencyjny i mądry oraz uzyskanie wysokiej jakości materiałów. Aby zoptymalizować zarządzanie zapasami w organizacji i uniknąć sytuacji, w których dochodzi do wyczerpania zapasów.
Zapewnienie szybkich i niezawodnych dostaw oraz stworzenie niezawodnych alternatywnych źródeł dostaw
Rozwijanie dobrych relacji z dostawcami i utrzymywanie dobrych, trwałych relacji z dostawcami Aby rozwijać dobrych i nowych dostawców Aby prowadzić właściwą i aktualną dokumentację Przyczyniać się do ulepszania produktów i podejmować ekonomiczne decyzje dotyczące "podejmowania lub kupowania". Aby osiągnąć maksymalną integrację z innymi działami organizacji
Szkolenie i rozwój wysoce kompetentnego personelu, który jest zmotywowany do sukcesu zarówno organizacji, jak i działu zakupów.
Opracowanie polityk i procedur, które pozwolą na osiągnięcie poprzednich celów przy najniższym rozsądnym koszcie zakupu Funkcje związane z zakupami są następujące. Zapotrzebowanie na materiał jest niezbędne do rozpoczęcia jego zakupu przez odpowiednie władze. Wybór właściwego dostawcy dla zamawianych materiałów, przed złożeniem zamówienia.
Negocjowanie ceny materiału od dostawcy w celu zapewnienia, że materiał zostanie zakupiony po najtańszej cenie. Zapewnienie jakości materiału, która nie powinna być narażona na szwank z kosztami materiału. Ustalenie właściwej polityki i procedury zakupu. Ustalenie maksymalnej wartości dla każdej jednostki waluty wydanej na zakup.
Zakupy to złożona dziedzina i przetargi dla dobrych dostawców, a konsekwentne negocjowanie mocnych i korzystnych kontraktów wymaga specjalnych umiejętności osób zaangażowanych w zakupy.
Źle wynegocjowany kontrakt, który wiąże organizację ze złym dostawcą i wysokimi cenami może szybko zaszkodzić jej reputacji i zyskom.
Cały system zakupów, pod względem faz lub grupowania powiązanych działań, można sklasyfikować w trzech następujących systemach.
System zamówień wstępnych
System składania zamówień
System zamówień pocztowych
Biorąc pod uwagę działalność organizacji, zakupy mogą mieć różne podejścia. Podejścia te są następujące.
Zakupy w drodze przetargu (mogą być otwarte, globalne, ograniczone lub pojedyncze)
Zakupy negocjowane
Contracting
Umowa kosztorysowa
Automatyczne zaopatrzenie lub minimalne zapasy
Powtórzenie zamówienia
Zakupy punktowe
Zakupy ryzykowne
Zakupy terminowe
Spekulacyjne zakupy
Zamówienia publiczne
Wspólne czynniki, które należy wskazać w przypadku zaproszeń do składania wszelkiego rodzaju ofert, są następujące. Właściwa nomenklatura zawierająca jasne specyfikacje, wymagania użytkownika, listę materiałów, kryteria oceny, testowania i akceptacji, w tym schemat procesu kontroli i harmonogramy testów. Klauzule dotyczące depozytu zabezpieczającego i depozytu pieniężnego (EMD) Harmonogram dostaw Klauzula o odszkodowaniach umownych Warunki płatności Ubezpieczenie, jeśli jest wymagane Agencja inspekcyjna, w zależności od przypadku Sposób wysyłki z miejscem dostawy Okres ważności notowania Wymóg instalacji, uruchomienia i przeszkolenia, w stosownych przypadkach Klauzula dotycząca siły wyższej
Cykl zakupów składa się z następujących etapów:
Odbiór zapotrzebowania na zakup materiałów (MPR) z działu wgłębień i dokonanie przeglądu zapotrzebowania na podstawie dostępnych zapasów.
Uzgodnienie zapotrzebowania z dostępnym budżetem
Wybór metody udzielania zamówień Wysłanie zapytania ofertowego zgodnie z wybraną metodą udzielania zamówień
Otrzymanie oferty od dostawców
Sporządzenie oświadczenia porównawczego o otrzymanych ofertach Negocjacje z dostawcami w odniesieniu do warunków i cen
Wybór dostawcy
Wydanie zamówienia zakupu lub podpisanie umowy.
Zamówienie zakupu lub umowa musi zawierać jasną specyfikację materiałową i inne warunki dostawy. Monitorowanie stanu zamówienia
Zapewnienie terminowej kontroli i odbioru materiałów
Otrzymanie faktury i zapewnienie płatności na rzecz dostawcy zgodnie z zamówieniem zakupu/warunkami umowy
Właściwe prowadzenie dokumentacji podczas całego cyklu
