Wiedza

Czym jest wiedza? Jak zdefiniować wiedzę? Jak zarządzać wiedzą?

We współczesnym środowisku organizacja potrzebuje systematycznej pracy nad jakością wiedzy i jej wydajnością. Wydajność organizacji, jeśli nie jej przetrwanie, staje się coraz bardziej zależna od tych dwóch czynników w dzisiejszym społeczeństwie wiedzy.

Wiedzę można zdefiniować jako (i) świadomość lub znajomość zdobytą dzięki doświadczeniu (osoby, faktu lub rzeczy), (ii) zakres informacji danej osoby, które mogą być albo teoretycznym, albo praktycznym zrozumieniem tematu, języka itp. lub sumą tego, co jest znane lub obu, oraz (iii) prawdziwe, uzasadnione przekonanie, które oznacza pewne zrozumienie, w przeciwieństwie do opinii. Wiedza jest kluczowym zasobem, dla siły organizacyjnej. Zasadniczo różni się ona od innych tradycyjnych kluczowych zasobów, takich jak ziemia, praca, a nawet kapitał.

Organizacja potrzebuje systematycznej pracy nad jakością wiedzy i produktywnością wiedzy. Wydajność organizacji w społeczeństwie wiedzy, jeśli nie jej przetrwanie, staje się coraz bardziej zależna od tych dwóch czynników związanych z wiedzą.

We współczesnym środowisku najważniejszym zasobem organizacji jest zbiorowa wiedza znajdująca się w umysłach pracowników organizacji, klientów i dostawców. Nauka zarządzania tą wiedzą organizacyjną przynosi wiele korzyści, niektóre z nich są łatwo dostrzegalne, inne nie.

Korzyści te obejmują wykorzystanie podstawowych kompetencji biznesowych, przyspieszenie innowacji i czasu wprowadzania na rynek, poprawę czasu cyklu i podejmowania decyzji, wzmocnienie zaangażowania organizacyjnego i budowanie trwałej przewagi konkurencyjnej. Krótko mówiąc, sprawiają one, że organizacja jest lepiej przygotowana do skutecznego konkurowania w wymagającym i pełnym wyzwań środowisku.

Wiedza ukryta a wiedza jawna

Wiedza ukryta to wiedza wewnętrzna, którą trudno jest opisać. Jest ona wysoce niewidoczna i zamknięta w umyśle osoby posiadającej tę wiedzę. Jest trudna do sformalizowania i dlatego nie jest łatwa do przekazania. Wiedza ta jest zazwyczaj nierejestrowana i niewyartykułowana.

Z drugiej strony, wiedza jawna to wiedza skodyfikowana, to znaczy wiedza spisana. Jest to wiedza formalna i systematyczna, którą można łatwo przekazać i podzielić się nią w formie specyfikacji produktów, formuł naukowych, systemów, metod oraz literatury lub programów komputerowych.

Gdzie powstaje wiedza

Wiedza jest generowana tylko w umysłach ludzi. Jest ona również bardzo złożona, ponieważ ludzkie działania zależą od dużej liczby parametrów. To właśnie ta złożoność pozwala na dostosowanie się do różnego rodzaju sytuacji.

Zapewnia ona różne reakcje w zależności od sytuacji, podobne do procedury w języku programowania, która może rozwiązać pewną liczbę problemów poprzez wykorzystanie parametrów do zdefiniowania konkretnego problemu.

W przeciwieństwie do kodu, parametry wiedzy niestety nie są łatwe do policzenia i zdefiniowania. Utrudnia to zapisywanie lub dokumentowanie wiedzy w taki sposób, aby inni mogli z niej skorzystać. Trudne, ale możliwe jest jednak przekształcenie milczącej wiedzy w wiedzę jawną.

Wiedza ta może być przechowywana i przekazywana, a następnie przekształcana przez odbiorców w wiedzę niejawną. Jednakże taka jawna wiedza nigdy nie opisuje pierwotnej niejawnej wiedzy jako całości, lecz zamiast tego zakłada wspólną podstawę zrozumienia, na której opiera się przekazywanie wiedzy ukrytej.

Ponieważ można założyć, że ludzkie umysły posiadają wiedzę o wielu rzeczach, kolejnym problemem jest to, jak zlokalizować wiedzę, tzn. dowiedzieć się, kto posiada wiedzę o czym. Nie zawsze jest to problem w małych organizacjach, gdzie jest ograniczona liczba pracowników. Ale kiedy liczba ta przekracza gdzieś pomiędzy 200 a 300 pracowników, bardzo trudno jest każdemu wiedzieć, kto co wie.

Również wiedza organizacyjna posiadana przez grupę osób wymaga uwzględnienia pewnej liczby miejsc przechowywania, a nie tylko jednego konkretnego. Środowisko rozproszone jest bardzo trudne w przypadku dużych organizacji, a coraz trudniejsze staje się w przypadku dużych organizacji funkcjonujących z wielu lokalizacji. Dlatego też, poza magazynowaniem, głównym problemem jest to, jak sprawić, aby wiedza była zlokalizowana, co jest warunkiem wstępnym skutecznego i wydajnego wykorzystania.

Ale nawet jeśli wiedza jest przechowywana i może być zlokalizowana, problem określenia, kto potrzebuje jakiej wiedzy i kiedy pozostaje. W tym momencie ważne staje się powiązanie procesów zarządzania wiedzą z innymi procesami organizacji. Należy to zrobić w taki sposób, aby umożliwić identyfikację potrzeb w zakresie wiedzy i dokładne określenie tych potrzeb, na podstawie których można następnie uzyskać dostęp do przechowywanej wiedzy. Współczesne technologie oferują różne możliwości, takie jak kodyfikacja do filmów/animacji, transmisje na odległość, komunikacja poprzez wideokonferencje itp. Dlatego też zastosowanie odpowiednich technologii odgrywa ważną rolę w zarządzaniu wiedzą. Ponieważ jednak wiedza jest związana tylko z człowiekiem, rola technologii może być po prostu pomocna dla natury.

Dzielenie się wiedzą

Dzielenie się wiedzą wiedzą jest również trudne ze względu na charakter pracowników organizacji. Jest to szczególnie problematyczne, ponieważ możliwości wpływania na ludzi są nie tylko ograniczone, ale i trudne. Wynika to z faktu, że decyzje ludzi w dużej mierze zależą od ich osobistych postaw. Wiedza jest częścią tego, co decyduje o zachowaniu pracownika.

Przekazanie wiedzy przez pracownika innemu pracownikowi oznacza również umożliwienie mu wykonywania tego samego zadania w podobny sposób. Oznacza to, że pracownik posiadający tę wiedzę staje się łatwiejszy do zastąpienia.

Pomimo tego, że jest to pozytywne i pożądane z organizacyjnego punktu widzenia, pracownicy często zachowują swoją wiedzę dla siebie, ponieważ obawiają się, że nie będzie ona już potrzebna po przekazaniu jej innym. Bez motywacji i wspierającego środowiska, pracownicy organizacyjni nie dzielą się swoją wiedzą. I nawet jeśli pracownicy wiedzą o konieczności dzielenia się swoją wiedzą z kolegami, potrzebują do tego pewnego stopnia zaufania.

Jest to szczególnie problematyczne, gdy pracownicy nie znają się wzajemnie, co często ma miejsce w dużej organizacji. Jest to również problematyczne, gdy pracownicy konkurują ze sobą w trakcie rozwoju zawodowego. Z pomocą przychodzą tu szkolenia biznesowe i szkolenia dla liderów.

Użyteczność wiedzy

Użyteczność wiedzy zależy również od tego, jak ludzie ją wyrażają. Istnieją różnice w zdolności do bezpośredniego przekazywania wiedzy między pracownikami, w zależności od woli (jak wspomniano powyżej) i umiejętności komunikacyjnych, ale także po prostu od języka, którym się posługują. Inną ważną kwestią jest to, że pracownicy mają różne punkty widzenia w różnych sprawach.

Wiedza nie jest prosta jako instrukcja i zależy od wartości i przekonań. Prowadzi to do problemów przy przekazywaniu wiedzy. Tak więc nawet jeśli stosowane są najlepsze praktyki, mogą one nie być skuteczne, ponieważ pracownicy uważają, że nie ma potrzeby zmieniać niczego, jeśli chodzi o nich. Pracownicy na ogół robią to, co wydaje im się racjonalne w oparciu o własne programy i cele. Może się to wydawać nieracjonalne z organizacyjnego punktu widzenia.

Bardzo często, w dużej organizacji z jednostkami wielooddziałowymi, bardzo trudne, a czasem nawet niemożliwe staje się przeniesienie najlepszych praktyk jednej jednostki do drugiej. Istnieje jeszcze jeden czynnik psychologiczny, który jest istotny w ocenie wiedzy przebytej wraz z pracownikami organizacji. Kiedy wiedza jest ceniona w organizacji, to jest ona synonimem władzy i wpływu.

Dlatego też, podczas oceny swojej wiedzy, pracownicy mogą nie być transparentni i dostarczać błędnych informacji. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy albo nie wiedzą, jak dobrze znają się na rzeczy, albo starają się prezentować się jak najlepiej. Kultura organizacyjna odgrywa tu bardzo ważną rolę, ponieważ prowadzi pracowników do pewnych postaw, które w kontekście zarządzania wiedzą mogą być dobre lub złe.

Wiedza jest czymś, co jest twórcze i dlatego stale się rozwija. Dlatego też polityka zarządzania wiedzą w organizacji musi być elastyczna i zdolna do ciągłego dostosowywania się do zmieniających się środowisk. Ponieważ kreatywności nie da się przewidzieć, konieczne jest stworzenie przestrzeni dla nieoczekiwanych zdarzeń.

To połączenie z jednej strony trudnego do przewidzenia, a z drugiej strony - długoterminowego opłacania się, sprawia, że korzyści płynące z zarządzania wiedzą są dla kierownictwa organizacji trudne do docenienia.

Duże organizacje i organizacje posiadające wiele lokalizacji mają zwykle rozproszoną kulturę. Powoduje to dodatkowe problemy w takich obszarach, jak mniej spotkań twarzą w twarz, różne kultury i języki, różne strefy czasowe, itp.

Ponadto, organizacje mają tendencję do wprowadzania większej hierarchii, gdy stają się duże, przez co stają się nieelastyczne. Ale wiedza może inicjować zmiany, ponieważ wyższy poziom wiedzy może powodować częste niezadowolenie i zdolność do kwestionowania tego, co wydaje się być już zrozumiałe.

Organizacja musi być elastyczna, aby zaakceptować ten rodzaj kwestionowania. Kierownictwo musi zrozumieć, że wiedza ma złożony charakter, który często jest nieporządny. Kierownictwo organizacji musi zrozumieć, że bez inicjatyw rozwój wiedzy jest zablokowany, a kiedy wiedza przestaje ewoluować, zamienia się w opinię lub pogląd. Ponieważ wiedza jest złożona i trudna w obsłudze, pracownicy, którzy ją przetwarzają, potrzebują czasu.

Dlatego potrzeba jeszcze więcej czasu, zanim wiedza wpłynie na działania, a tym samym może doprowadzić do poprawy. Podkreśla to po raz kolejny długoterminowy charakter zarządzania wiedzą, tak aby nie można było oczekiwać natychmiastowego zwrotu z inwestycji. Co więcej, wyniki projektów zarządzania wiedzą są trudne do zmierzenia i przewidzenia.

Aby zająć się tymi kwestiami, rozsądne wydaje się rozpoczęcie od ścisłego ukierunkowania, które w wymierny sposób poprawi codzienną pracę pracowników. Umożliwia to zrozumienie zarządzania wiedzą zarówno w ramach (i) zarządzania, w odniesieniu do gotowości do finansowania i wspierania dalszych działań w zakresie zarządzania wiedzą, jak i (ii) pracowników, wspierając rozwój kultury wspierającej. Zapewnia to pełną synergię dla ruchu zarządzania wiedzą w organizacji.

Co więcej, w organizacji, w której często dochodzi do zmian w kierownictwie najwyższego szczebla, kierownictwo najwyższego szczebla jest na ogół luźno związane. Sprawia to, że kwestie związane z zarządzaniem wiedzą są zasadniczo bardziej skomplikowane, a jednocześnie stają się bardziej istotne. Jednocześnie, w przypadku organizacji funkcjonujących z wielu lokalizacji, w działaniach związanych z zarządzaniem wiedzą należy szczególnie uwzględnić środowiska rozproszone geograficznie.