Supervisor
Supervisor definicja
Supervisor jest osobą odpowiedzialną i koordynującą działania grupy pracowników zaangażowanych w działalność pokrewną w ramach jednostki organizacyjnej.
Supervisor jest kierownikiem liniowym i odpowiada za nakłonienie pracowników niewykonawczych do realizacji planów i zasad określonych przez kierownictwo. Supervisor jest również czasami nazywany "front line supervisor", ponieważ jest pierwszym ogniwem łączącym kierownictwo z pracownikami niewykonawczymi.
Supervisor zadania
Supervisor planuje, kieruje, motywuje i monitoruje pracę pracowników niewykonawczych na poziomie operacyjnym organizacji. Przełożeni to menedżerowie pierwszego szczebla, ponieważ podlegają im tylko pracownicy niewykonawczy.
Supervisorzy mogą być również przełożonymi drugiego stopnia, jeśli nadzorują połączenie innych przełożonych i pracowników niewykonawczych.
Głównym zadaniem supervisora jest nadzór, który jest definiowany jako instruowanie, prowadzenie, monitorowanie i obserwacja pracowników podczas wykonywania przez nich obowiązków w organizacji.
Superwizorzy są członkami kierownictwa, a więc pełnią również na pierwszej linii frontu tzw. cztery funkcje kierownictwa: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie.
Supervisorzy są liderami swojego zespołu. Odgrywają bardzo ważną rolę w funkcjonowaniu organizacji. Ich sposób myślenia i działania mają być profesjonalne i zdyscyplinowane.
Mają mieć pozytywne nastawienie do środowiska pracy. Mają myśleć w sposób systematyczny. Muszą podchodzić do pracy w sposób pozytywny, a nie pasywny. Muszą przyjąć na siebie odpowiedzialność za to, by wszystko odbywało się dla dobra organizacji.
Pracownicy niewykonawczy przechodzący na stanowiska kierownicze mają przenosić swoje role z tych, które wiążą się z samym wykonywaniem poleceń, na te, które wymagają przydzielania zadań, pomagania innym w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji.
Mają być coraz bardziej świadomi swojego zaangażowania w skomplikowany system działań organizacyjnych i działać zgodnie z nim. Z pomocą przychodzą tu szkolenia biznesowe i szkolenia dla liderów.
Przełożeni muszą poznać wiele czynników występujących w ich sferach wpływów, a z tej wrażliwości mają rozwinąć nieocenioną elastyczność. Dzięki temu będą mogli robić właściwe rzeczy we właściwym czasie dla każdej sytuacji, z którą mają do czynienia.
Osoby nadzorujące zajmują ważne miejsce w strukturze organizacji, ponieważ pełnią kluczową rolę. Łączą pracowników z kierownictwem i na odwrót, stając się podstawowym kanałem przepływu informacji w organizacji.
Z góry kierownictwo przekazuje swoje cele i wartości poprzez przełożonych, którzy mogą najlepiej wyjaśnić pracownikom, co one oznaczają i jak mogą wpływać na pracowników. Oddolnie, przełożeni na pierwszej linii zapewniają, że głosy pracowników są słyszane, wysłuchiwane i reagowanie na ich obawy, a także przekazują te informacje zwrotne kierownictwu.
Komunikacja w pracy supervisora
Supervisorzy będący w bezpośrednim kontakcie z pracownikami mają do spełnienia wiele różnych funkcji. Celem wykonywania tych funkcji jest zapewnienie stabilności i solidności organizacji, które są niezbędne do wydajnego i efektywnego działania organizacji. Poniżej wymieniono różne funkcje osób nadzorujących.
Supervisorzy są zobowiązani do tego, aby decyzje podejmowane na szczeblu kierowniczym były wdrażane przez pracujących pod nimi pracowników.
Mają oni za zadanie dopilnować, aby wszystkie instrukcje zostały przekazane każdemu z pracowników. Przełożeni odpowiedzialni za sprawne wykonywanie tej funkcji powinni być świadomi przyczyn tych decyzji i być przekonani, że ich realizacja będzie korzystna dla organizacji.
Z kolei przełożeni mają przekonać pracujących pod nimi pracowników, aby decyzje te zostały wdrożone w organizacji w sposób zdyscyplinowany. Superwizorzy ułatwiają kontrolę. Kontrola oznacza dopasowanie rzeczywistych wyników do wyników planowanych. Zawsze, gdy pracownicy są pod stałym nadzorem lub kontrolą przełożonych, można ściśle kontrolować wyniki na każdym etapie pracy.
W przypadku odchyleń od planu, przełożeni mogą podjąć działania korygujące poprzez natychmiastowe wydanie poprawionych instrukcji. W ten sposób funkcja nadzorcza przełożonych zapewnia stały nadzór nad pracą, co z kolei pomaga w ścisłej kontroli działań podwładnych. Osoby nadzorujące poprzez stały nadzór zapewniają optymalne wykorzystanie zasobów.
Gdy praca pracowników jest stale monitorowana lub obserwowana, przestrzegają oni odpowiednich procedur pracy, co z kolei zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów. Prowadzi to do minimalnego marnotrawstwa zasobów. Właściwy nadzór i kierowanie przełożonych zachęca do zdyscyplinowanej pracy pracowników. Zdyscyplinowana praca zwiększa efektywność pracowników, a także procesy, które z kolei poprawiają wydajność.
Zdyscyplinowana praca skutkuje również systematyczną pracą, mniejszym wytwarzaniem odpadów i niższym wskaźnikiem odrzucania produktów. Pomaga również pracownikom w realizacji planów i osiąganiu celów. Ponieważ przełożeni sprawują nadzór z linii frontu i mają bezpośredni kontakt z pracownikami, są najlepszymi ludźmi, którzy rozumieją tętno organizacji, a w przypadku zaburzonego środowiska są w stanie lepiej rozpoznać, co warzy się wśród pracowników.
Dlatego też informacja zwrotna jest bardzo ważna i powinna być traktowana bardzo poważnie przez kierownictwo organizacji. Co więcej, są oni najlepszymi osobami do udzielania informacji zwrotnych podwładnym. Ich raporty zwrotne dotyczące pracy podwładnych stają się zazwyczaj podstawą do oceny wyników pracowników. Ich raport jest również pomocny w rozwiązywaniu skarg, zażaleń i problemów pracowników, co z kolei tworzy spokojną atmosferę pracy w miejscu pracy.
Nadzorcy mają być bardzo dobrzy w komunikacji, ponieważ pełnią rolę łącznika lub mediatora pomiędzy pracownikami a kierownictwem. Przełożeni ze swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi starają się zlikwidować lukę komunikacyjną między kierownictwem a pracownikami, ponieważ przekazują oni decyzje kierownictwa pracownikom oraz skargi, zażalenia i problemy pracowników kierownictwu.
Ponieważ przełożeni wydają pracownikom polecenia i nakazy, mają oni za zadanie dopilnować, aby te polecenia i nakazy były jasne dla wszystkich pracowników i niosły ze sobą sens, jaki jest zamierzony. W ten sposób przełożeni poprawiają komunikację w organizacji. Lepiej, aby kierownictwo organizacji przeprowadziło szkolenia dla przełożonych w zakresie technik skutecznej komunikacji.
Przełożeni odgrywają ważną rolę w poprawie motywacji pracowników. Relacje z przełożonym są bardzo dobrym bodźcem do poprawy poziomu motywacji pracowników. Kierując pracownikami, przełożeni zachęcają ich do osiągania jak najlepszych wyników.
Supervisorzy odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu jedności grupowej wśród pracowników, którzy pod nimi pracują. Pozwala to na utrzymanie harmonii wśród pracowników, ponieważ ich skargi są usuwane, a różnice są rozwiązywane z satysfakcją. Pomaga to w pracy zespołowej oraz w tworzeniu pokojowego środowiska pracy.
Cechy supervisora
Supervisor aby odnieść sukces w swojej pracy, musi posiadać (i) pełną wiedzę i umiejętności w zakresie stosowanej technologii, (ii) umiejętności w zakresie relacji interpersonalnych, (iii) umiejętności zarządzania oraz (iv) umiejętności administracyjne.
Umiejętności związane z karierą zawodową wymagane od osób nadzorujących obejmują: (i) rozwiązywanie problemów, (ii) komunikację, (iii) przywództwo, (iv) uczenie się, (v) dzielenie się wiedzą, (vi) umiejętność dostosowywania się do zmian, (vii) zdolność do budowania spójnego zespołu, (viii) umiejętność dogadywania się z ludźmi oraz (ix) umiejętność publicznego prezentowania się w sposób profesjonalny.
Cechy osobiste wymagane od przełożonego to: (i) uczciwość i wiarygodność, (ii) wytrwałość, poświęcenie i wytrwałość, (iii) elastyczność, (iv) skłonność do podejmowania ryzyka, (v) gotowość do podejmowania inicjatywy, (vi) tolerancja na stres, (vii) pozytywne nastawienie, (viii) niezawodność i solidność, (ix) kreatywność oraz (x) energia i dobre zdrowie.
