Otoczenie organizacji
Czym jest otoczenie organizacji? Jakie znaczenie ma otoczenie organizacji? Co składa się na otoczenie organizacji? Odpowiadam.
Nie zawsze jest możliwe rozróżnienie, w jaki sposób środowisko wpływa na procesy zachodzące w organizacji, a jeszcze bardziej skomplikowane jest wyprowadzenie prostej linii z organizacji do środowiska, w którym istnieje. Wystarczy założyć, że są to procesy, które zachodzą jednocześnie i dlatego specyfikacje tych wpływów często pozostają teoretyczne, a nawet hipotetyczne. Środowisko zewnętrzne może być obsługiwane z różnych perspektyw. Duncan (1972) zdefiniował środowisko zewnętrzne jako "środowisko, które składa się z tych istotnych czynników fizycznych i społecznych poza granicami organizacji lub konkretnej jednostki decyzyjnej, które są bezpośrednio brane pod uwagę.
Środowisko zewnętrzne może być określone poprzez dwa wymiary - prosty-złożony i stan-dynamiczny". Środowisko zewnętrzne, z którym konfrontuje się organizacja, ma istotny wpływ na jej perspektywy sukcesu. Zasoby dostępne w środowisku, mnogość wymagań interesariuszy i tempo zmian w nich, każde z nich ma poważne konsekwencje dla funkcjonowania organizacji..
Niemniej jednak można sobie wyobrazić, że skutki różnych wymiarów środowiska nie są jednoznacznie pozytywne lub negatywne, ale mogą wynikać z nieliniowych wzorców stwarzających bardzo różne wyzwania na różnych poziomach. Złożoność środowiska może być mierzona w kategoriach czynników, które istnieją w środowisku i wpływają na różne zaangażowane podmioty.
Jeśli złożoność jest niska (tzn. środowisko proste), istnieje niewiele czynników, które są do siebie podobne w procesie decyzyjnym. W przypadku środowiska złożonego czynniki w środowisku jednostki decyzyjnej są bardzo liczne. Wymiar stan-dynamiczny wskazuje stopień, w jakim czynniki w środowisku jednostki decyzyjnej pozostają zasadniczo takie same w czasie lub podlegają ciągłym zmianom.
Czynniki wpływające na otoczenie organizacyjne
Czynniki mające wpływ na otoczenie organizacyjne dzielą się na cztery kategorie: (i) czynniki organizacyjne, (ii) czynniki materialne i moralne, (iii) czynniki psychologiczne oraz (iv) czynniki środowiskowe.
Czynniki organizacyjne
Czynniki organizacyjne reprezentują wszystkie formy i rodzaje informacji docierających do pracowników, które opisują i wyjaśniają fakty i cechy charakterystyczne stanowisk, relacji i okoliczności w organizacji.
Czynniki te określają również dla pracowników ich obowiązki podyktowane ich przynależnością do organizacji, rodzaje możliwości i interesów, które mogą im się przytrafić w związku z wypełnianiem tych obowiązków i wymagań. Czynniki organizacyjne można podzielić na kilka grup, takich jak struktura organizacyjna, intensywność pracowników, zakres nadzoru, sposób przywództwa, styl podejmowania decyzji itp.
Czynniki materialne i moralne
Czynniki materialne i moralne dla środowiska organizacyjnego definiuje się jako zewnętrzną siłę przyciągającą pracowników, aby uzyskać je poprzez pewne zachowanie pozwalające na dostęp do zachęt, do których są uprawnieni. Motywacja jest zatem nagrodą otrzymywaną przez pracowników, jeśli ich zachowania są satysfakcjonujące dla organizacji. P
racownicy, którzy dostrzegają wyższy poziom kontroli w pracy, są bardziej zadowoleni, zaangażowani, zaangażowani, zmotywowani, osiągają lepsze wyniki, odczuwają mniej objawów emocjonalnych i fizycznych, są mniej nieobecni, mają mniej zamiarów wyjścia z pracy i doświadczają mniej konfliktów. Dalsza władza i skuteczność zwiększają się, gdy przełożeni dzielą władzę i kontrolę ze swoimi podwładnymi. Czynniki materialne oznaczają takie czynniki, które zaspokajają potrzeby materialne pracowników, natomiast czynniki moralne oznaczają takie czynniki, które zaspokajają potrzeby moralne pracowników.
Czynniki te dzielą się również na pozytywne i negatywne, gdzie czynniki pozytywne ułatwiają i rozwijają pewne dyspozycje, podczas gdy czynniki negatywne zapobiegają pewnym rodzajom dyspozycji. Czynniki psychologiczne - Czynniki te pochodzą z wnętrza pracowników z powodu postrzegania ich stosunku do otaczającego środowiska. Pracownicy nie potrzebują jedynie zaspokojenia swoich potrzeb fizycznych, ale są też inne potrzeby, które czują i starają się zaspokoić. Potrzeby te nazywane są potrzebami psychologicznymi.
Potrzeby psychologiczne odnoszą się do chęci pracowników do osiągania i realizowania wyników oraz chęci uzyskania ważnego statusu społecznego. Potrzeby psychologiczne charakteryzują się w dużej mierze byciem osobistym, a mianowicie można je znaleźć raczej u niektórych osób niż u innych.
Czynniki psychologiczne dzielą się na potrzeby zaangażowania i przynależności, posiadania, walki oraz potrzeby władzy i wpływu. Czynniki te można dodatkowo podzielić na potrzebę bezpieczeństwa i stabilności, wierności i przynależności, czynniki osobiste oraz potrzebę samorealizacji.
Czynniki środowiskowe - Czynniki środowiskowe należą do środowiska zewnętrznego w stosunku do organizacji. Są one reprezentowane przez czynniki, które są obecne w otoczeniu organizacji i wpływają na nią. Czynniki te obejmują czynniki polityczne i regulacyjne (P), ekonomiczne (E), społeczne (S), techniczne i technologiczne (T) oraz ekologiczne (E).
Czynniki te są częścią makro-środowiska i czasami nazywane są czynnikami PESTE (lub czasami ze względu na zmienioną kolejność pozycji analizy STEP). Badanie czynników środowiskowych dla środowiska organizacyjnego pozwala na interpretację wielu zjawisk oraz kontrolę wielu sytuacji wewnątrz organizacji. Czynniki te wpływają na politykę organizacyjną i podejmowanie decyzji. Mają one również wpływ na długofalowe cele organizacji.
Rodzaje otoczenia organizacyjnego
Słowo "środowisko" oznacza otoczenie lub warunki, w których prowadzona jest określona działalność. Organizacja będąca podmiotem społecznym ma strukturę hierarchiczną, w której wszystkie niezbędne elementy są zestawione razem i działają w jej ramach, aby osiągnąć wspólny cel. Działalność organizacji jest zawsze pod wpływem środowiska.
Elementy otoczenia organizacyjnego
Każda organizacja pracuje albo w środowisku zewnętrznym albo w środowisku wewnętrznym. Oba te środowiska mają wpływ na funkcjonowanie organizacji. W związku z tym, kierownictwo ma za zadanie dokonać dogłębnej analizy elementów środowiska, tak aby móc dogłębnie zrozumieć wpływ, jaki środowiska te wywierają na funkcjonowanie organizacji, co pozwoli na opracowanie odpowiednich strategii osiągania celów organizacji.
Środowisko wewnętrzne
Środowisko wewnętrzne organizacji obejmuje czynniki związane z organizacją, które wpływają na jej zdolność do osiągania wyznaczonych celów, opracowywania i wdrażania realnego planu, co w konsekwencji przyczynia się do jej wyników.
Środowisko wewnętrzne jest kluczowym aspektem wewnętrznym, który musi być dostosowany w organizacji w celu poprawy wydajności lub skutecznego wdrażania zmian. Środowisko wewnętrzne można również opisać jako te podlegające kontroli wewnętrznej siły działające w samej organizacji, które mają bezpośredni wpływ na jej wyniki. Podczas gdy funkcjonowanie środowiska wewnętrznego organizacji pozostaje zróżnicowane, powszechnie przyjmuje się, że środowisko wewnętrzne jest kluczowym czynnikiem determinującym wydajność organizacji. Wewnętrzne siły środowiskowe stanowią dla organizacji mocne i słabe strony.
Aspekty tworzące środowisko wewnętrzne organizacji zapewniają środowisko umożliwiające organizacji osiąganie jej celów. Środowisko wewnętrzne organizacji nie różni się od środowiska zewnętrznego, ponieważ może być zarządzane wewnętrznie. Składa się ono z warunków i sił, które istnieją w organizacji. Środowisko wewnętrzne przedstawia sytuację "wewnętrzną" organizacji. Kierownictwo ma mieć pełną kontrolę nad środowiskiem wewnętrznym.
Elementy środowiska wewnętrznego organizacji istnieją i działają w jej granicach.
Elementy te obejmują zasoby fizyczne i materialne, zasoby finansowe, zasoby ludzkie, informacje i wiedzę, zasoby technologiczne, procedury i procesy organizacyjne, możliwości organizacji, zachęty, cele organizacji, cele i umiejętności pracowników, demografię organizacji, taką jak jej wielkość, powiązania międzywydziałowe, kultura organizacyjna itp. Niektóre z nich są materialne, takie jak obiekty fizyczne, technologia zakładu lub know-how itp., podczas gdy inne są niematerialne, takie jak możliwości przetwarzania informacji i komunikacji, struktura nagród i zadań, oczekiwania dotyczące wydajności, struktura władzy, możliwości pracowników i kultura organizacyjna itp.
W ramach wewnętrznego środowiska organizacyjnego, w organizacji tworzone są zdolności do dostarczania wartości dla klienta. Wartość ta ma fundamentalne znaczenie dla określenia celu organizacyjnego. Budowanie zdolności organizacyjnych odbywa się w sposób zaplanowany w czasie. Wdrożenie zasobów do budowy zdolności jest kluczowym zadaniem kierownictwa.
Do elementów środowiska wewnętrznego należą:
(i) właściciele i akcjonariusze, (ii) członkowie zarządu, (iii) pracownicy, (iv) kultura organizacyjna, (v) zasoby organizacyjne oraz (vi) wizerunek organizacji / wartość firmy. Środowisko wewnętrzne składa się głównie z kierownictwa organizacji, zarządu, pracowników i kultury. Zarówno kierownictwo, jak i pracownicy są ważnymi elementami środowiska wewnętrznego, a sukces organizacji w dużej mierze zależy od możliwości tych elementów.
Kultura organizacyjna jest zbiorowym zachowaniem kierownictwa i pracowników organizacji i stanowi wartości, wizje, przekonania, nawyki pracowników i kierownictwa. Kultura organizacyjna odgrywa istotną rolę w kształtowaniu sukcesu organizacyjnego. Jako podstawa środowiska wewnętrznego organizacji, odgrywa ona główną rolę w kształtowaniu zachowań kierownictwa i pracowników. Silna kultura pomaga organizacji w łatwym osiąganiu jej celów.
Zasoby organizacyjne są również ważne dla sukcesu organizacyjnego. Stanowią one głównie (i) zasoby rzeczowe, (ii) zasoby ludzkie, (iii) zasoby finansowe, (iv) zasoby informacyjne oraz (v) zasoby technologiczne. Zasoby rzeczowe obejmują grunty i budynki, magazyny, wszelkiego rodzaju materiały, sprzęt i maszyny. Zasoby ludzkie obejmują kierownictwo i pracowników. Zasoby finansowe obejmują kapitał wykorzystywany do finansowania działalności organizacji, w tym kapitał obrotowy.
Zasoby informacyjne obejmują zapisy i dane niezbędne do podejmowania skutecznych decyzji. Wizerunek organizacyjny i wartość firmy decyduje o reputacji organizacji, która jest bardzo cennym dobrem niematerialnym. Wysoka reputacja / dobra wola buduje pozytywny wizerunek organizacji, a negatywny wizerunek niszczy wysiłki organizacji mające na celu pozyskanie klientów i utalentowanych pracowników.
Otoczenie zewnętrzne
Elementy istniejące poza kontrolą organizacyjną definiują środowisko zewnętrzne.
Organizacja nie wie, jak kształtują się elementy środowiska zewnętrznego. Elementy środowiska zewnętrznego stanowią zarówno ogólne czynniki środowiskowe, jak i czynniki specyficzne dla organizacji. Kierownictwo jest zobowiązane do ciągłego odczytywania sygnałów ze środowiska zewnętrznego w celu dostrzegania pojawiających się szans i zagrożeń. Środowisko zewnętrzne stwarza szanse na zdobycie pozycji lidera wzrostu i dominacji rynkowej, a także stwarza zagrożenie przestarzałością produktów, technologii i rynków.
Interakcja zewnętrznych czynników środowiskowych Ogólne czynniki środowiskowe to te czynniki, które nie mają bezpośredniego wpływu na działalność organizacji, ale wpływają na jej działania. Czynniki te zazwyczaj obejmują czynniki polityczne, ekonomiczne, społeczno-kulturowe, technologiczne, regulacyjne, środowiskowe (naturalne) i demograficzne. Czynniki związane z ogólnym środowiskiem naturalnym są szerokie i niespecyficzne. Czynniki specyficzne dla organizacji mają bezpośredni wpływ na jej działalność.
Organizacja nie ma kontroli nad tymi czynnikami. Jednakże możliwe jest zarządzanie w pewnym stopniu specyficznymi czynnikami organizacyjnymi. Ważnymi specyficznymi czynnikami organizacyjnymi są dostawcy, klienci, projektanci i konsumenci, konkurencja i nowi uczestnicy rynku, produkty zastępcze i partnerzy strategiczni. Ponadto, organy regulacyjne mają również wpływ na czynniki specyficzne organizacyjnie.
Kierownictwo ma za zadanie sprawić, aby strategia organizacji rozumiała wyzwania i złożoność zarówno ogólnych czynników środowiskowych, jak i specyficznych dla organizacji czynników środowiskowych. Kierownictwo musi zdawać sobie sprawę, że ogólne czynniki środowiskowe są w dużej mierze niekontrolowane ze względu na ich odległy, zewnętrzny charakter.
Kiedy kierownictwo bierze pod uwagę zarówno ogólne (odległe), jak i specyficzne dla organizacji środowisko (operacyjne), prawdopodobnie stanie się bardziej aktywne w planowaniu strategicznym dlatego to tak istotny element szkoleń biznesowych i szkoleń dla liderów..
