Lean management
Prawdopodobnie słyszeli Państwo o koncepcji Lean Management i jej rosnącej popularności w świecie biznesu. W kilku następnych akapitach zapoznacie się z metodologią Lean management.
Właściwie nie ma nic dziwnego w tym, że Lean management jest obecnie rozpowszechniony w różnych branżach. Dzięki swoim podstawowym wartościom i pozytywnemu wpływowi na ogólne wyniki firm, koncepcja Lean wydaje się być uniwersalnym narzędziem zarządzania.
Koncepcję Lean można zastosować w każdym procesie biznesowym lub produkcyjnym, od produkcji po marketing i rozwój oprogramowania.
Metodologia Lean management opiera się na 3 bardzo prostych pomysłach:
dawania wartości z perspektywy klienta
wyeliminowanie odpadów (rzeczy, które nie wnoszą wartości do produktu końcowego)
nieustanne doskonalenie
Więc teraz, kiedy znasz już główną ideę, kopnijmy głębiej i zapoznajmy się z podstawowymi zasadami Lean management i skąd one pochodzą.
Co to jest Lean Management, i jak to się zaczęło?
Zanim zaczniesz z podstawowymi zasadami Lean, musisz zdać sobie sprawę, że metodologia Lean polega na ciągłym doskonaleniu procesów pracy, celów i ludzi.
Zamiast sprawować całkowitą kontrolę nad procesami pracy i skupiać na sobie uwagę, Lean Management zachęca do wspólnej odpowiedzialności i wspólnego przywództwa.
Dlatego właśnie dwoma głównymi filarami metodologii Lean management są:
Szacunek dla ludzi
Ciągłe doskonalenie
tzw. "chude filary" (ang. "The Lean Pillars")
Przecież dobry pomysł lub inicjatywa może zrodzić się na każdym szczeblu hierarchii, a Lean ufa ludziom, którzy wykonują tę pracę.
Obecnie Lean Management jest koncepcją szeroko stosowaną w różnych branżach. Jednak w rzeczywistości wywodzi się ona z Systemu Produkcyjnego Toyoty, który powstał około 70 lat temu.
Narodziny Lean
Pod koniec lat czterdziestych, kiedy Toyota stworzyła podstawy Lean manufacturing, celem było ograniczenie procesów, które nie przynoszą wartości końcowemu produktowi.
W ten sposób udało im się osiągnąć znaczącą poprawę wydajności, efektywności, czasu cyklu i efektywności kosztowej.
Dzięki temu znaczącemu wpływowi, myślenie Lean rozprzestrzeniło się w wielu branżach i ewoluowało do 5 podstawowych zasad Lean Management opisanych przez Lean Management Institute.
Termin "Lean" został sformułowany przez Johna Krafcika (obecnie dyrektora generalnego projektu Waymo firmy Google dotyczącego samochodów samojezdnych) w jego artykule z 1988 r. "Triumf systemu Lean Production".
Rozwój oprogramowania Lean
W 2003 roku Mary i Tom Poppendieck wydali książkę "Lean software development: an Agile Toolkit". Książka ta opisuje, w jaki sposób można zastosować początkowe zasady metodologii Lean do rozwoju oprogramowania.
Ostatecznie Lean software development sprowadza się do 7 zasad. Na początku nie zyskała ona popularności, ale kilka lat później stała się jedną z najpopularniejszych metod wytwarzania oprogramowania. Nie dziwi zatem fakt, że to ważny element wykładów i szkoleń dla firm.
The Lean Startup (Co to jest Lean Business?)
Eric Ries, inżynier i szeregowy przedsiębiorca opracował metodologię opartą na zasadach Lean, aby pomóc startupom w osiągnięciu sukcesu. W 2011 r. spakował swoje pomysły w książkę zatytułowaną "The Lean Startup". Koncepcja ta składa się z 5 podstawowych zasad, które mają na celu pomóc startupom być bardziej elastycznymi i reagować na zmiany.
Z biznesowego punktu widzenia, Lean ma na celu skrócenie cykli rozwoju produktu i szybkie odkrycie, czy dana koncepcja biznesowa jest wykonalna. Metodologia ta jest również stosowana przez struktury rządowe, specjalistów ds. marketingu i innych.
Jak widać, Lean management nie został stworzony w jednej chwili. Zamiast tego rozwija się stopniowo, dzięki wielu obserwacjom i ludzkiej chęci ciągłego doskonalenia.
Przejdźmy więc do podstawowych zasad Lean management.
1. Zidentyfikuj wartość
Co każda firma stara się robić? Aby zaoferować produkt/usługę, za którą klient jest gotów zapłacić. Aby to zrobić, firma musi wnieść wartość dodaną określoną przez potrzeby klientów.
Wartość ta leży w problemie, który starasz się rozwiązać dla klienta. Dokładniej mówiąc, w tej części rozwiązania, za którą Twój klient jest aktywnie gotów zapłacić. Wszelkie inne działania lub procesy, które nie przynoszą wartości końcowemu produktowi, są uważane za marnotrawstwo.
Musisz więc najpierw zidentyfikować wartość, którą chcesz dostarczyć, a następnie przejść do następnego kroku.
2. Mapowanie strumienia wartości
Jest to punkt, w którym trzeba dosłownie odwzorować przepływ pracy w Twojej firmie. Musi on obejmować wszystkie działania i osoby zaangażowane w dostarczenie produktu końcowego do klienta. Dzięki temu będziesz w stanie określić, które elementy procesu nie przynoszą żadnej wartości.
Stosując zasadę Lean Mapowanie Strumienia Wartości pokaże Ci, gdzie generowana jest wartość i w jakim stopniu poszczególne części procesu wytwarzają lub nie wytwarzają wartości.
Kiedy będziesz miał zmapowany swój strumień wartości, znacznie łatwiej będzie Ci zobaczyć, które procesy są własnością jakich zespołów i kto jest odpowiedzialny za pomiar, ocenę i doskonalenie tego procesu. Ten duży obrazek pozwoli Ci na wykrycie kroków, które nie przynoszą wartości i wyeliminowanie ich.
3. Tworzenie ciągłego przepływu pracy
Po opanowaniu strumienia wartości, musisz się upewnić, że przepływ pracy każdego zespołu pozostaje płynny. Pamiętaj, że może to chwilę potrwać.
Opracowanie produktu/usługi często będzie obejmowało pracę zespołową. W każdej chwili mogą pojawić się wąskie gardła i przerwy w pracy. Jednak dzięki podziałowi pracy na mniejsze partie i wizualizacji przepływu pracy można łatwo wykryć i usunąć blokady procesów.
4. Stwórz system Pull
Stabilny przepływ pracy gwarantuje, że Twoje zespoły mogą wykonywać zadania znacznie szybciej i przy mniejszym wysiłku. Jednakże, aby zapewnić stabilny przepływ pracy, należy stworzyć system "pull", jeśli chodzi o metodologię Lean.
W takim systemie praca jest ciągnięta tylko wtedy, gdy jest na nią zapotrzebowanie. Pozwala to na optymalizację pojemności zasobów i dostarczanie produktów/usług tylko wtedy, gdy istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie.
Weźmy na przykład restaurację. Idziesz tam i zamawiasz pizzę. Piekarz wyciąga Twoje zamówienie i zaczyna robić Twoją pizzę. Nie przygotowuje z wyprzedzeniem mnóstwa dań, ponieważ nie ma rzeczywistego zapotrzebowania, a te tony potraw mogą się zamienić w stratę zasobów.
5. Ciągłe doskonalenie
Po przejściu przez wszystkie poprzednie kroki, zbudowałeś już swój system zarządzania Lean. Nie zapomnij jednak zwrócić uwagi na ten ostatni, chyba najważniejszy, krok.
Pamiętaj, że Twój system nie jest odizolowany i statyczny. Problemy mogą pojawić się na każdym z poprzednich etapów. Dlatego musisz się upewnić, że pracownicy na każdym poziomie są zaangażowani w ciągłe doskonalenie procesu.
Istnieją różne techniki zachęcające do ciągłego doskonalenia. Na przykład, każdy zespół może mieć codzienne spotkanie na stojąco w celu omówienia tego, co zostało zrobione, co należy zrobić i ewentualnych przeszkód - to prosty sposób na codzienne doskonalenie procesu.
Korzyści płynące z Lean Management
Rosnąca popularność zasad Lean wynika z faktu, że w rzeczywistości koncentrują się one na doskonaleniu każdego aspektu procesu pracy i angażują wszystkie szczeble hierarchii firmy.
Istnieje kilka głównych korzyści, z których mogą skorzystać menedżerowie.
Koncentracja. Stosując metodologię Lean, będziesz w stanie ograniczyć ilość odpadów. Dlatego też, Twoi pracownicy będą skoncentrowani na działaniach, które przynoszą wartość.
Poprawa wydajności i efektywności. Kiedy pracownicy będą skoncentrowani na dostarczaniu wartości, będą bardziej produktywni i wydajni, ponieważ nie będą rozpraszani przez niejasne zadania.
Inteligentny proces (system przyciągania). Ustanawiając system pull, będziesz w stanie dostarczyć pracę tylko wtedy, gdy będzie istniało rzeczywiste zapotrzebowanie. To prowadzi do następnego.
Lepsze wykorzystanie zasobów. Kiedy twoja produkcja jest oparta na rzeczywistym zapotrzebowaniu, będziesz w stanie wykorzystać tylko tyle zasobów, ile jest potrzebne.
W rezultacie twoja firma (zespół) będzie znacznie bardziej elastyczna i będzie w stanie znacznie szybciej reagować na wymagania konsumentów. Ostatecznie, zasady Lean management pozwolą Ci stworzyć stabilny system produkcji (Lean system) z większą szansą na poprawę ogólnej wydajności.
