Koordynowanie
Koordynowanie dotyczy powiązania i współpracy poszczególnych jednostek w organizacji. Koordynowanie czy też koordynacja jest istotą zarządzania, ze względu na to, że osiągnięcie zgodności indywidualnych wysiłków oraz celów dla wykonania zespołowych zadań jest celem wszystkich funkcji zarządzania.
Celem organizacji, podziału pracy, departamentu, zakresu zarządzania, centralizacji i decentralizacji, delegowania uprawnień i struktury organizacyjnej jest optymalna realizacja celów organizacyjnych. Jest to możliwe, jeśli działy organizacji są koordynowane w jednolitym kierunku. Gdy działania organizacji zostaną podzielone na mniejsze jednostki, które zostaną przegrupowane na wydziały (na podstawie podobieństwa cech), kierownictwo musi koordynować działania tych wydziałów poprzez komunikowanie celów organizacyjnych każdemu z nich, ustalanie celów wydziałowych oraz łączenie działań każdego z nich z innymi, tak aby wszystkie wydziały wspólnie przyczyniały się do realizacji celów organizacyjnych.
Koordynowanie definicja
Koordynowanie jest to "proces integrowania celów i działań poszczególnych jednostek (wydziałów lub obszarów funkcjonalnych) organizacji w celu efektywnego osiągania celów organizacyjnych".
Koordynowanie to "zintegrowanie działań jednostek i jednostek w ramach wspólnego wysiłku, który działa na rzecz osiągnięcia wspólnego celu". - Pearce i Robinson
Koordynowanie utrzymuje jedność działań poszczególnych osób i działów. Brak koordynowania spowoduje, że osiąganie celów nie będzie optymalne. W skrajnych sytuacjach może prowadzić do strat i likwidacji przedsiębiorstw.
Koordynowanie harmonizuje i równoważy sprzeczne opinie poszczególnych osób i działów, promuje wysiłek grupowy i kieruje ich ruchem w jednolitym kierunku - celu organizacyjnego. Na przykład, jeśli dział produkcji nie koordynuje swoich działań z działem sprzedaży, produkcja może być większa lub mniejsza od wymaganej sprzedaży.
Koordynacja jest "procesem łączenia działań różnych wydziałów organizacji".
Koordynowanie a planowanie
Zdaniem M. P. Follet koordynowanie jest instrumentem kolektywnego planowania i powinno funkcjonować zgodnie z poniższymi zasadami:
• Koordynowanie powinno opierać się na bezpośrednich kontaktach z ludźmi.
• Koordynowanie powinno być prowadzona od początku realizacji danego przedsięwzięcia.
• Koordynowanie powinno uwzględniać wszystkie czynniki wpływające na sytuację.
• Koordynowanie powinno mieć charakter ciągły. (M.P. Follett, Dynamic Administration: The Collected Papers of Mary Parker Follett, opracowane przez H.C. Metcalf, L. Urwick, Routledge, Harper and Brothers, New York 1942, s. 297.)
Produkcja większa niż sprzedaż będzie skutkowała gromadzeniem zapasów i blokowaniem środków w zapasach, a produkcja mniejsza niż sprzedaż będzie skutkowała utratą przychodów ze sprzedaży i wartości firmy. Koordynowanie ułatwia zatem sprawne prowadzenie działalności gospodarczej. Skuteczne koordynowanie opiera się na współzależności działań organizacyjnych.
Opiera się na systemowym podejściu do zarządzania, które uznaje, że różne działy organizacji są od siebie wzajemnie zależne (wkład jednego z nich jest wynikiem drugiego). Zakłada ona również współzależność środowiska wewnętrznego i zewnętrznego organizacji. Stopień koordynacji zależy od stopnia współzależności.
Im większa jest wzajemna zależność (wewnętrzna lub zewnętrzna), tym większa jest potrzeba koordynacji i odwrotnie. Jeśli nie ma współzależności pomiędzy działaniami organizacji, nie ma potrzeby koordynowania. Jest to znane jako systemowe podejście do koordynacji. Koordynacja jest najbardziej podstawową i fundamentalną zasadą organizacji. Jest ona "uporządkowanym uporządkowaniem wysiłków grupy w celu zapewnienia jedności działania w dążeniu do wspólnego celu". - J.D. Mooney
Koordynowanie ma następujące cechy:
1. Wysiłek grupowy:
Koordynacja integruje wysiłki poszczególnych osób i departamentów w celu umożliwienia im pracy w grupie. Grupa pracuje nad maksymalizacją celów grupowych, jak również celów organizacyjnych. Gwarantuje ona, że jednostki pracują jako grupa, aby promować swoje cele indywidualne i organizacyjne.
2. Jednolitość działania:
Każda osoba i dział ma swoją własną perspektywę lub sposób realizacji celów organizacyjnych. Koordynacja zapewnia jedność działania pomiędzy działaniami indywidualnymi i wydziałowymi. Zapewnia, że działania każdej jednostki, grupy i działu zmierzają w kierunku wspólnego celu. Wszystkie działania powinny być wykonywane w ramach polityki, procedur itp.
3. Wspólny cel:
Każda jednostka i wydział dąży do maksymalizacji swojego celu. Maksymalizacja celów wydziałowych kosztem celów organizacyjnych może być szkodliwa dla organizacji. Koordynacja utrzymuje równowagę pomiędzy celami indywidualnymi, wydziałowymi i organizacyjnymi.
Zapewnia, że zasoby i zadania są przydzielane poszczególnym osobom i działom w taki sposób, że praca jednego działu sprzyja pracy innych działów. Wszystkie jednostki, grupy i działy powinny mieć wspólny cel, to znaczy osiągać cele organizacyjne.
Dział sprzedaży, na przykład, może chcieć zwiększyć wydatki na reklamę, aby zwiększyć sprzedaż. Dział finansowy, jednak nie może uwolnić środki na reklamę, aby kontrolować koszty finansowe. Koordynacja harmonizuje sprzeczne cele działów w kierunku wspólnego celu, to jest celu organizacji.
4. Ciągły proces:
Koordynacja nie jest jednorazową próbą zintegrowania poszczególnych celów. Jest to proces ciągły, który trwa tak długo, jak długo placówka przetrwa.
5. Odpowiedzialność kierownicza:
Koordynacja jest obowiązkiem każdego menedżera na każdym szczeblu dla każdej funkcji operacyjnej (produkcji, finansów, personelu i sprzedaży). Koordynowanie jest ważnym tematem kursów i szkoleń.
