Interesariusze
Interesariusze odnoszą się do tych osób i grup, które mają udział w jakimś aspekcie działalności organizacji, rynków, branży lub wyników. Interesariuszami organizacji są osoby, grupy lub inne organizacje, na które mają wpływ, a także wpływają na decyzje i działania organizacji.
W zależności od konkretnej organizacji, interesariuszami mogą być między innymi agencje rządowe, organy statutowe, grupy aktywistów społecznych, organizacje samoregulujące, pracownicy, udziałowcy, klienci, dostawcy, dystrybutorzy, media, a nawet społeczność, w której znajduje się organizacja.
Organizacja istnieje ze względu na swoją zdolność do tworzenia cennych dóbr i usług, które przynoszą akceptowalne wyniki dla różnych grup interesariuszy, osób, które mają interes, roszczenia lub udziały w organizacji, w tym, co robi i jak dobrze funkcjonuje. Ogólnie rzecz biorąc, interesariusze są zmotywowani do uczestnictwa w organizacji, jeśli otrzymują zachęty, które przewyższają wartość wkładu, jaki są zobowiązani wnieść.
Zachęty są nagrodami, takimi jak pieniądze, władza, wsparcie przekonań lub wartości oraz status organizacji. Wkład to umiejętności, wiedza i doświadczenie, których organizacja wymaga od interesariuszy podczas wykonywania swoich zadań.
Interesariusze mogą być podzieleni na dwie grupy, a mianowicie (i) interesariuszy pierwotnych oraz (ii) interesariuszy wtórnych.
Główni interesariusze mają bezpośredni udział w organizacji i jej sukcesie. Mają oni fundamentalne znaczenie dla działalności i przetrwania organizacji.
Do tych interesariuszy należą udziałowcy i inwestorzy, pracownicy, klienci, dostawcy oraz interesariusze publiczni, tacy jak rząd i społeczeństwo. Wtórni interesariusze mają wpływ na organizację i/lub są nią zainteresowani, ale nie są zaangażowani w transakcje z organizacją ani nie są niezbędni dla jej przetrwania. Tymi interesariuszami są ci, którzy mają publiczne lub szczególne udziały w organizacji.
Interesariusze mogą być również podzieleni na dwie różne grupy, a mianowicie (i) interesariuszy wewnętrznych oraz (ii) interesariuszy zewnętrznych.
Interesariusze wewnętrzni to osoby, które są najbliżej organizacji i mają najsilniejsze lub najbardziej bezpośrednie roszczenia w stosunku do zasobów organizacyjnych, takich jak udziałowcy, kierownictwo, pracownicy itp.
Interesariusze zewnętrzni to osoby, które nie są właścicielami organizacji (np. udziałowcy) i nie są przez nią zatrudnione, ale są w jakiś sposób nią zainteresowane lub jej działalnością. Klienci, dostawcy, rząd, organy statutowe, związki zawodowe i inne, społeczności lokalne, specjalne grupy interesu i opinia publiczna to niektórzy z zewnętrznych interesariuszy.
Organizacja jest wykorzystywana jednocześnie przez różne grupy interesariuszy, aby każdy z nich osiągał lub rozwijał swoje cele. To właśnie wspólny wkład wszystkich interesariuszy jest potrzebny, aby organizacja była rentowna i realizowała swoją misję produkowania cennych dóbr i usług.
Każda grupa interesariuszy jest zmotywowana do wniesienia wkładu do organizacji poprzez własny zestaw celów, a każda grupa interesariuszy ocenia efektywność organizacji, oceniając, jak dobrze spełnia określone cele grupy.
Interesariusze często pozostają ze sobą w konflikcie.
Cele różnych interesariuszy organizacji również mogą się różnić. Zarządzanie interesariuszami polega na uwzględnianiu różnych interesów i wartości, którymi kierują się interesariusze, oraz zwracaniu się do nich w celu zapewnienia, że wszyscy interesariusze są zadowoleni.
Konieczne jest, aby organizacja wiedziała więcej o kluczowych interesariuszach.
Organizacja musi wiedzieć, jak mogą się oni czuć i reagować na jej działania. Kierownictwo musi również wiedzieć, jak najlepiej zaangażować ich w działania organizacyjne i jak najlepiej się z nimi komunikować. Kluczowe kwestie, które mogą pomóc kierownictwu w zrozumieniu interesariuszy, są następujące:
Finansowy lub emocjonalny interes interesariuszy w wyniku działań organizacyjnych. Interesy te mogą być pozytywne lub negatywne.
Kwestie, które najbardziej motywują interesariuszy. Informacje potrzebne interesariuszom z organizacji.
Metoda, za pomocą której interesariusz chce otrzymywać informacje od organizacji. Ważnym zagadnieniem jest sposób przekazywania im informacji.
Aktualna opinia interesariusza na temat organizacji. Ważna jest znajomość podstawy tej opinii. Osoby, które generalnie mają wpływ na opinie interesariuszy na temat organizacji oraz osoby, na które opinie interesariuszy mogą mieć wpływ. Interesujące może być uwzględnienie niektórych z tych osób jako ważnych interesariuszy organizacji. Jeśli nie jest prawdopodobne, aby interesariusze byli pozytywni, należy podjąć niezbędne działania, aby uzyskać ich wsparcie. Uzyskując ich wsparcie, należy kierować się ich sprzeciwem. Interesariusze są zazwyczaj podzieleni na następujące cztery grupy na podstawie ich władzy i zainteresowania organizacją
Wysoki wpływ i duże zainteresowanie - Niektórzy interesariusze mogą mieć duży wpływ na organizację i mogą być bardzo zainteresowani organizacją.
Ważne jest, aby zrozumieć punkty widzenia tych interesariuszy. Interesariusze ci zasługują na maksymalną uwagę kierownictwa organizacji. Kierownictwo musi dołożyć wszelkich starań, aby zaangażować i zadowolić tych interesariuszy.
Duże wpływy i małe zainteresowanie - Interesariusze o dużej władzy, ale małym zainteresowaniu muszą być szeroko zadowoleni. Interesariusze ci zazwyczaj nie zwracają uwagi na drobniejsze punkty, ponieważ działania organizacyjne nie mają na nich wpływu. Mają oni jednak wpływ na sukces organizacji. Celem interakcji kierownictwa z tego typu interesariuszami powinno być dostarczenie im wystarczającej ilości informacji o organizacji, aby nie stwarzały one żadnych przeszkód w działalności organizacji. Mały wpływ i duże zainteresowanie - interesariusze ci mają duże zainteresowanie, ale mały realny wpływ. Tacy interesariusze mogą być cennym źródłem informacji.
Pomagają oni w identyfikacji wyzwań organizacyjnych. Interesariusze ci muszą być odpowiednio poinformowani, aby nie pojawiły się żadne poważne problemy. Są dobrymi interesariuszami, z którymi należy się spotykać, ponieważ każda interakcja jest stosunkowo mało ryzykowna. Mały wpływ i małe zainteresowanie - Interesariusze ci potrzebują minimalnej uwagi kierownictwa, ponieważ mają bardzo mały wpływ i bardzo małe zainteresowanie działaniami organizacyjnymi. Nie są zainteresowani tym, co robi organizacja, ani nie są w stanie pomóc organizacji w razie potrzeby.
Zarządzanie interesariuszami to proces zarządzania oczekiwaniami różnych grup interesariuszy.
Zasadniczo jest to zarządzanie relacjami z interesariuszami, ponieważ to właśnie relacje z nimi, a nie rzeczywiste grupy interesariuszy są zarządzane. Jest to kluczowy element skutecznego dostarczania produktów, programów lub działań organizacji. Zarządzanie relacjami z interesariuszami jest również ważne, ponieważ pomaga zidentyfikować istniejące pozytywne relacje z interesariuszami.
Relacje te mogą zostać przekształcone w koalicje i partnerstwa, które następnie budują zaufanie i zachęcają do współpracy pomiędzy interesariuszami. Skuteczne zarządzanie interesariuszami tworzy pozytywne relacje z nimi poprzez odpowiednie zarządzanie ich oczekiwaniami i uzgodnionymi celami. Jest to proces i kontrola, które muszą być zaplanowane i prowadzone według zasad.
Zasady zarządzania interesariuszami
Poniżej przedstawiono zasady zarządzania interesariuszami. Kierownictwo ma uznawać i aktywnie monitorować obawy wszystkich uprawnionych interesariuszy i odpowiednio uwzględniać ich interesy w procesie podejmowania decyzji oraz w działalności organizacji. Kierownictwo powinno słuchać i otwarcie komunikować się z interesariuszami na temat ich obaw i wkładu, a także na temat ryzyka, które przyjmują na siebie w związku z ich zaangażowaniem w działalność organizacji. Kierownictwo ma za zadanie przyjąć procesy i sposoby postępowania, które są wrażliwe na obawy i możliwości każdego z interesariuszy. Kierownictwo powinno uznać wzajemną zależność wysiłków i nagród pomiędzy interesariuszami i dążyć do sprawiedliwego podziału korzyści i obciążeń wynikających z działalności organizacji pomiędzy nimi, z uwzględnieniem ich ryzyka i słabości.
Kierownictwo ma współpracować z innymi podmiotami, zarówno publicznymi, jak i prywatnymi, w celu zapewnienia minimalizacji ryzyka i szkód wynikających z działalności organizacji, a tam, gdzie nie można ich uniknąć, odpowiedniego ich zrekompensowania. Kierownictwo ma unikać wszelkich działań, które mogłyby zagrażać niezbywalnym prawom człowieka lub prowadzić do powstania ryzyka, które, jeśli zostanie jasno zrozumiane, byłoby ewidentnie nie do przyjęcia dla odpowiednich podmiotów.
Kierownictwo powinno uznać potencjalne konflikty pomiędzy (i) ich własną rolą jako interesariuszy organizacji oraz (ii) ich prawnymi i moralnymi obowiązkami w zakresie interesów interesariuszy i powinno zająć się takimi konfliktami poprzez otwartą komunikację, odpowiednie systemy sprawozdawczości i zachęt oraz, w razie potrzeby, przegląd przez stronę trzecią. Zarządzanie interesariuszami w organizacji działa w oparciu o strategię. Strategia ta jest tworzona z wykorzystaniem informacji zebranych w ramach następujących procesów. Identyfikacja interesariuszy - W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na wszystkich zaangażowanych interesariuszy, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Idealnym sposobem na to jest stworzenie mapy interesariuszy.
Analiza interesariuszy
Poprzez analizę interesariuszy, kierownictwo identyfikuje potrzeby, interfejsy, oczekiwania, autorytet i wspólne relacje z interesariuszami.
Matryca interesariuszy
W trakcie tego procesu kierownictwo pozycjonuje interesariuszy na podstawie informacji zebranych w trakcie procesu analizy interesariuszy. Interesariusze są pozycjonowani zgodnie z ich poziomem wpływu lub wzbogacenia, który zapewniają organizacji.
Zaangażowanie interesariuszy
Jest to jeden z najważniejszych procesów zarządzania interesariuszami, w którym wszyscy interesariusze angażują się wspólnie z kierownictwem, aby lepiej się poznać i zrozumieć na szczeblu kierowniczym. Komunikacja ta jest ważna, ponieważ daje zarówno kierownictwu, jak i interesariuszom szansę na omówienie i uzgodnienie oczekiwań oraz, co najważniejsze, na uzgodnienie wspólnego zestawu wartości i zasad, których wszyscy interesariusze mają przestrzegać.
Przekazywanie informacji
W tym miejscu uzgadnia się oczekiwania dotyczące komunikacji oraz ustala się sposób zarządzania komunikacją pomiędzy interesariuszami, czyli sposób i czas jej odbioru oraz to, kto ją otrzymuje. Uzgodnienia z interesariuszami - Poprzez uzgodnienia określane są cele. Wszyscy kluczowi interesariusze podpisują to porozumienie, które jest zbiorem wszystkich uzgodnionych decyzji. W nowoczesnej praktyce zarządzania, kierownictwo i interesariusze preferują uczciwe i przejrzyste relacje z interesariuszami. Zarządzanie interesariuszami ma zazwyczaj trzy poziomy. Pierwszy poziom jest poziomem niższym i odnosi się do sytuacji, w których organizacja jedynie informuje interesariuszy o decyzjach, które już zostały podjęte, chociaż poziomy te stanowią złą praktykę, jeśli są podejmowane w izolacji. Drugi poziom to poziom środkowy i odnosi się do sytuacji, w których interesariusze mają możliwość wyrażenia swoich obaw przed podjęciem decyzji, ale nie mają pewności, że ich obawy będą miały wpływ na wynik końcowy. Trzeci poziom jest poziomem najwyższym i charakteryzuje się aktywnymi lub reagującymi próbami wzmocnienia pozycji interesariuszy.
