System motywacyjny

System motywacyjny - czynniki wpływające na tworzenie i rozwój systemów motywacyjnych

Systemy zachęt, uznawania i nagradzania są często nazywane w skrócie "systemami motywacyjnymi". Systemy te są opracowywane w oparciu o rzeczy, które mogą przyciągnąć uwagę pracowników i zachęcić ich do bardziej efektywnej pracy.

Systemy motywacyjne te mają na celu osiągnięcie pewnej specyficznej zmiany w zachowaniu pracowników i mają na celu poprawę ogólnej wydajności pracowników, a tym samym organizacji poprzez powiązanie interesów pracowników z interesami organizacji.

Są one opracowywane w celu zwiększenia efektywności pracowników w środowisku, w którym funkcjonuje organizacja. Są one opracowywane w oparciu o liczne sposoby zapewnienia dodatkowego wynagrodzenia w formie świadczeń dodatkowych, które są oparte na sprawiedliwości i efektywności. Istnieje kilka definicji systemów motywacyjnych. Niektóre z tych definicji zostały opisane tutaj.

W jednej z definicji systemy motywacyjne są zdefiniowane jako "zmienne nagrody przyznawane w zależności od zmian w osiąganiu określonych wyników".

W innej definicji "systemy motywacyjne to systemy płatności kładące nacisk na punkt motywacyjny, którym jest dostarczanie pracownikom zachęt do większej produkcji i wydajności". W jeszcze innej definicji "systemy motywacyjne stanowią bodźce pieniężne, które są dodatkową motywacją finansową.

Mają one na celu stymulowanie wysiłku ludzkiego poprzez nagradzanie danej osoby, poza wynagrodzeniem czasowym, za poprawę bieżących i ukierunkowanych wyników". Podstawowym celem systemów motywacyjnych jest budowanie siły roboczej pracowników w organizacji, która jest nie tylko zmotywowana, ale również skuteczna, wydajna i odpowiedzialna.

Pracownicy w organizacji są nastawieni na podejmowanie ambitnych zadań, a także na osiąganie zdrowych wyników.

Poza tym podstawowym celem, systemy motywacyjne przyczyniają się do poprawy kultury pracy organizacji poprzez:

(i) tworzenie pozytywnego środowiska pracy,

(ii) motywowanie do osiągania wyższych wyników,

(iii) wzmacnianie pożądanych zachowań,

(iv) tworzenie kultury uznania,

(v) zwiększanie morale pracowników,

(vi) wspieranie misji i wartości organizacji,

(vii) zwiększanie zatrzymywania pracowników i zmniejszanie ich rotacji, oraz

(viii) zachęcanie do lojalności i identyfikacji pracowników z organizacją.

Motywacja zajmuje się bodźcami wpływającymi na ludzi, aby zachowywali się w określony sposób. Jest to termin ogólny na określenie wszystkich procesów stosowanych na rozpoczęcie, kierowanie czy podtrzymywanie aktywności fizjologicznych oraz psychicznych. Motywacja to pojęcie szerokie, które obejmuje cały zbiór mechanizmów wewnętrznych, a zaangażowanych w:

·         preferencje jednej aktywności nad inną,

·         wigor, czyli siłę reakcji,

·         wytrwałość działania według zorganizowanej formy, skierowanej na istotne cele.

Osoba zmotywowana silnie przedkłada jedne aktywności ponad inne, ćwiczy zachowania czy doskonali zdolności wymagane do osiągnięcia celu, a także mimo frustracji, poświęca energię do osiągnięcia sukcesu[1].

Motywacja jest to pojęcie oznaczające takie zjawiska, jak m.in. intencja, zamiar, pragnienie, chęć, życzenie, zainteresowanie czy obawa przed czymś itp. Wszystkie te terminy mają jedną wspólną cechę – oznaczają występowanie w człowieku tendencji kierunkowej, a więc gotowości do zmierzania ku celom określonym. Ta gotowość mniej lub bardziej może być świadoma czy sprecyzowana. Tendencję taką nazywa się motywem (albo procesem motywacyjnym), a ogół tych motywów – pojęciem „motywacji”[2].

Motywowanie stanowi bardzo ważny element zarządzania, polega na wpływaniu takim na innych, aby wykonywali pożądane poprzez zarządzającego działania. Ludzie motywowani są, gdy spodziewają się, iż tryb postępowania doprowadzi ich do osiągnięcia celu czy cennej nagrody – takiej, która będzie zaspokajać ich potrzeby.

Silnie motywowani ludzie mają zdefiniowane jasno cele oraz podejmują działania prowadzące do osiągnięcia tychże celów. Tacy ludzie motywować się mogą samodzielnie i jeśli to oznacza poruszanie się we właściwym kierunku oraz spełnianie stawianych im oczekiwań, to wtedy jest to najlepszy rodzaj motywacji. Jednak większość osób (pracowników) w mniejszym czy większym stopniu potrzebuje zmotywowania z zewnątrz[3].

Przyrost motywacji w zasadzie powoduje zawsze wzrost zdolności do wysiłku, ale czasami nie odpowiada temu poziom wyników osiąganych. Systematyczne badania psychologiczne pozwalają na ustalenie zależności pomiędzy siłą pragnień i zdolnością do wysiłku oraz energią działania.

Badania J. Reykowskiego[4] pokazują, iż kiedy wzrasta intensywność pragnień, to zwiększa się także tempo przebiegu czynności, a jeśli nie ma przeszkód dodatkowych, to człowiek przy silnej motywacji wykonuje więcej oraz lepiej, dlatego wydajność (efektywność) czy jakość pracy zależą właśnie od motywacji.

Tworzenie systemów motywacyjnych w przedsiębiorstwie uwarunkowane jest grupą czynników, wynikających z otoczenia zewnętrznego w stosunku do organizacji, oraz z relacji z otoczeniem wewnętrznym.

Do głównych determinant tworzenia systemów motywowania w przedsiębiorstwie należą:

·    strategia,

·    struktura organizacyjna,

·    potencjał kadrowy,

·    specyfika działalności,

·    wielkość przedsiębiorstwa,

·    sytuacja finansowa,

·    otoczenie konkurencyjne,

·    faza rozwoju firmy,

·    kultura organizacyjna.

Bardzo ważnym zadaniem każdego systemu motywacyjnego jest wspieranie organizacji w podążaniu do realizacji jej celów strategicznych.

Dlatego też system motywowania w organizacji powinno się tak kształtować aby pracownicy byli motywowani do podejmowania działań zbliżających jednostkę do jej najważniejszych celów, respektować osiągnięcia istotne z perspektywy strategii. Małe i średnie firmy, aby w ogóle przetrwać muszą jednak dokonywać istotnych zmian strategicznych, które w skrajnym wypadku mogą obejmować zmiany podstawowej domeny. Dlatego tak istotne jest łapanie okazji i tutaj rola systemu motywacyjnego w kreowaniu przedsiębiorczości pracowników jest bardzo duża.

Ważną rolę w tworzeniu systemu motywacyjnego ma indywidualność działalności, czy firma używa zaawansowane technologie czy też tradycyjne, klasyczne.

Firmy używające zaawansowane technologie duże znaczenia nadają wynagradzaniu zadaniowemu, zbudowanego na zarządzaniu przez cele, oraz wynagradzaniu za kompetencje. W firmach tradycyjnych motywowanie oparte jest na prostych zasadach płacowych, na  płacy zasadniczej, która jest wspomagana premią.

Wyjątkowa rola w tworzeniu systemu motywacyjnego ma sytuacja finansowa firmy.

Ma to związek z poziomem wynagrodzeń ale także z różnorodnością stosowanych w ramach systemu motywacyjnego rozwiązań. W małych przedsiębiorstwach, właściciele najczęściej  stosują strategię, która polega na nie eksponowaniu wielkości płac, czyli utrzymywaniu ich na poziomie niższym niż przeciętne(średnie) z wizją ich powiększenia w przyszłości (wraz z rozwojem firmy).

Wynagrodzenia w małych przedsiębiorstwach są najczęściej niższe niż w dużych. Tak dzieje się z powodu słabej kondycji finansowej wielu małych firm, wysokich kosztów pracy oraz przeświadczeniu wielu właścicieli małych przedsiębiorstw, że jeżeli pracownik zgadza się pracować za małe wynagrodzenie, proponowanie wyższego wynagrodzenia nie ma sensu bytu.

Istotny wpływ na kreowanie systemu motywacyjnego ma też otoczenie konkurencyjne.

Pojedynek o utrzymanie i wzmocnienie pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa to starcie o utrzymanie pozycji na rynku oraz uzyskiwanie efektów nie gorszych niż osiągają firmy konkurencyjne. Powoduje to określone konsekwencje dla systemu motywowania, w tym głównie podporządkowanie dużej części wynagrodzeń od efektów pracy, porównań rynkowych płac.

Kolejnym czynnikiem, który ma szczególny wpływ na tworzenie systemu motywacyjnego jest faza rozwoju firmy.

Okres narodzin firmy to czas, w którym pracownikom należy udostępnić swobodę i spontaniczność działania oraz pamiętać o  elemencie ryzyka. Często przejawia się to w wielofunkcyjności i powszechnym charakterze stanowisk. Ma to duży wpływ na system motywowania, w którym duża rola przypada wysokim premiom za wyniki, gdzie jest duża elastyczność wynagradzania. Wraz z rozwojem firmy nie powinno być  miejsca na chaos, wzrasta profesjonalizm kierowania,  a także profesjonalizm w realizacji zadań. Więcej uwagi przywiązuje się do kwalifikacji pracowników i ich potencjału. Dobra kondycja finansowa firmy ma duży wpływ na kształt systemu wynagradzania.

Zarządzanie systemami motywacyjnymi to w zasadzie zarządzanie oczekiwaniami.

Oczekiwania, jakie pracownicy mają wobec kierownictwa w zamian za ich wkład oraz oczekiwania, jakie kierownictwo ma wobec pracowników w zamian za udzielane im zachęty. W związku z wprowadzeniem systemów motywacyjnych w relacjach pomiędzy kierownictwem a pracownikami wbudowanych jest kilka oczekiwań. Zgodnie z tymi oczekiwaniami, pracownicy mają zapewnić kierownictwu swój wysiłek i umiejętności, w zamian za co kierownictwo ma zapewnić bodźce motywacyjne dla ich wysiłków i umiejętności.

Systemy motywacyjne są uważane za ważny element w zarządzaniu zasobami ludzkimi w organizacji. Zarządzanie systemami motywacyjnymi polega przede wszystkim na projektowaniu, wdrażaniu i utrzymywaniu bodźców, które przyczyniają się do poprawy wyników organizacji.

Zasadniczo jest to proces opracowywania i wdrażania strategii, polityk i systemów, które pomagają organizacji w osiąganiu jej celów poprzez pozyskiwanie i utrzymywanie zadowolonych pracowników, tak aby ich motywacja i zaangażowanie w pracę wzrastały, przynosząc korzyści organizacji. Systemy motywacyjne powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby wspierały realizację strategii organizacji i powinny być oparte na filozofii zgodnej z kulturą organizacji.

Cele zarządzania systemami motywacyjnymi obejmują:

(i) rozwój kultury wydajności,

(ii) tworzenie dodatkowej wartości dla organizacji,

(iii) motywowanie pracowników do osiągania lepszych wyników,

(iv) rozwój pozytywnej relacji między kierownictwem a pracownikami,

(v) dostosowanie systemów motywacyjnych zarówno do celów organizacji, jak i do wartości pracowników, oraz

(vi) sprawiedliwe i uczciwe traktowanie.

Zarządzanie systemami motywacyjnymi opiera się na zestawie przekonań i zasad przewodnich, które są zgodne z wartościami organizacji i obejmują przekonania o uczciwości, sprawiedliwości, spójności i przejrzystości w działaniu. Filozofia ta zakłada, że jeśli kierownictwo inwestuje w pracowników, wymagany jest rozsądny zwrot z inwestycji. Systemy motywacyjne polegają na tym, że pracownicy korzystają z nich w sposób zróżnicowany w zależności od ich wkładu (tj. uzyskanego zwrotu z inwestycji).

Filozofia systemów motywacyjnych

Filozofia systemów motywacyjnych zakłada, że mają one mieć charakter strategiczny w tym sensie, że odnoszą się do długoterminowych kwestii związanych z tym, jak pracownicy mają być doceniani za to, co robią i co osiągają. Strategie systemów motywacyjnych, jak również procesy i procedury, które są niezbędne do wdrożenia systemów, mają płynąć ze strategii organizacyjnych, tak aby można było osiągnąć motywację, zaangażowanie, zaangażowanie i rozwój pracowników.

W tym celu konieczne jest, aby systemy motywacyjne były (i) stosowane sprawiedliwie, (ii) funkcjonowały konsekwentnie oraz (iii) działały w sposób przejrzysty. Koncepcja systemów motywacyjnych Systemy motywacyjne są uważane za jedną z ważnych technik zachęcania pracowników do dokładania wszelkich starań i bardziej efektywnej pracy.

Dzieje się tak dlatego, że systemy te ukierunkowują zdolności pracowników na bardziej efektywną pracę w celu osiągnięcia celów organizacyjnych.

Podstawową rzeczą tych systemów jest to, że mają one posiadać wbudowane mechanizmy motywujące pracowników do jak najlepszego wykorzystania swoich możliwości podczas pracy. Powszechnie uważa się, że jeśli systemy motywacyjne są odpowiednio zaprojektowane i skutecznie wykorzystywane, mogą motywować pracowników do bardziej wydajnej pracy, a tym samym mieć pozytywny wpływ na wyniki organizacji.

Powszechnie uważa się, że pracownicy mogą być motywowani przez systemy motywacyjne, które umożliwiają im osiąganie swoich możliwości poprzez dostarczanie im celów, które mają być osiągnięte.

Jednak możliwości poszczególnych osób i cele z nimi związane mogą się znacznie różnić, dlatego też systemy motywacyjne wymagają odpowiedniej opieki podczas ich projektowania, tak aby wszystkie za i przeciw, które mogą wpływać na zachowanie pracowników w pracy, zostały rozważone i uwzględnione przed ich wdrożeniem.

Systemy motywacyjne są zazwyczaj oparte na teorii oczekiwanej długości życia, która sugeruje, że pracownicy są prawdopodobnie zmotywowani do efektywniejszego działania, gdy dostrzegają silny związek pomiędzy ich wynikami a zachętami, które otrzymują.

Ogólnie rzecz biorąc, systemy motywacyjne opierają się na bezpośrednim i pośrednim wynagrodzeniu. Systemy te mogą być opracowywane jako plany indywidualne, plany grupowe i plany organizacyjne.

Właściwe zaprojektowanie i przejrzyste działanie procesów i praktyk systemów motywacyjnych jest ważne dla ich powodzenia. Projektowanie i funkcjonowanie procesów i praktyk systemów motywacyjnych należy rozpocząć od zrozumienia wpływu psychologicznego na motywację pracowników oraz czynników łączących korzyści z wynikami. Jednak te procesy i praktyki muszą koncentrować się na potrzebach organizacji, jak również pracowników, którzy w niej pracują.

Potrzeby te najprawdopodobniej zostaną zaspokojone, jeśli procesy i praktyki będą oparte na wyartykułowanym i zintegrowanym podejściu do rozwoju ramowych założeń filozofii, strategii i polityk systemu motywacyjnego, które mają wspierać realizację strategii organizacyjnych, a także działać jako dźwignie zmian.

Podejście oparte na indywidualnych planach wymaga ustalenia indywidualnych celów, a poszczególni pracownicy muszą mieć dużą kontrolę nad własnymi osiągnięciami. W tym podejściu dużą wagę przykłada się do szkoleń indywidualnych. Podejście oparte na indywidualnych planach nie jest właściwe, gdy celem jest promowanie lepszych wyników ogólnych poprzez pracę zespołową, współpracę i dzielenie się informacjami i wiedzą, lub gdy wyniki indywidualne nie są mierzalne.

Dlatego też podejście oparte na planach grupowych jest bardziej pożądane, ponieważ promuje wartości zespołowe, jak również współpracę pomiędzy pracownikami w organizacji. M

otywacja pracowników jest zadaniem złożonym i nie istnieje jedna, jasna strategia dotycząca motywacji i wydajności pracowników. Ludzie są z natury rzeczy niespójni, jeśli chodzi o sposób, w jaki przekładają motywację na wyniki. W każdym momencie potrzeby i oczekiwania poszczególnych pracowników są różne. Aby osiągnąć sukces, konieczne jest, aby systemy motywacyjne były skuteczne w motywowaniu pracowników tak, aby działali wydajnie.

Kategorie systemów motywacyjnych

Systemy motywacyjne polegają na przyznawaniu nagród, gdy pracownicy organizacji osiągną wcześniej ustalone cele. Nagrody te mogą być przyznawane na podstawie wyników indywidualnych lub grupowych. Mogą one być przyznawane natychmiast lub w formie odroczonej płatności. Są one nie tylko związane z korzyściami pieniężnymi, ale również z motywacją wewnętrzną i zewnętrzną. Można je podzielić na trzy rodzaje. Są to: (i) zachęty pieniężne, które są powiązane z celami wynikowymi, (ii) zachęty niepieniężne, które są udzielane przez organizację w celu motywowania pracowników oraz (iii) połączenie zachęt pieniężnych i niepieniężnych. Bodźce pieniężne polegają na wypłacaniu pracownikom pewnej dodatkowej kwoty pieniężnej związanej z celami dotyczącymi wyników i wydajności.

W systemach opracowanych w oparciu o bodźce pieniężne pracownicy otrzymują pewne dodatkowe dochody. Istnieje kilka sposobów dostarczenia dodatkowych środków pieniężnych, które obejmują opcje na akcje pracownicze, plany podziału zysków, płatny czas wolny, premie i nagrody pieniężne. Dodatkowe zachęty pieniężne obejmują premie roczne lub półroczne, takie jak nagrody śródroczne i na koniec roku.

Oczekuje się, że zachęty te będą sprzyjać przyjaznej konkurencji między pracownikami, jeśli będą powiązane z wynikami pracy. Bodźce monetarne motywują pracowników do optymalnej produkcji. Pracownicy pracują w celu uzyskania korzyści pieniężnych, ale idą o krok dalej w kierunku uznania, pochwały i zachęt niepieniężnych.

Bodźce niepieniężne wynagradzają wyniki pracownika za pomocą korzyści i możliwości. Przykłady tych nagród obejmują elastyczne godziny pracy, możliwości szkolenia i zdolność do samodzielnej pracy. Są one cenne dla pracownika, ponieważ te zachęty pozwalają mu na zdobycie nowych umiejętności i korzystanie z możliwości awansu. Uznanie za dobrą pracę wykonaną przez pracowników poprawia ich morale.

Pracownicy, którzy otrzymują uznanie za swoje osiągnięcia zawodowe, mają tendencję do zwiększania morale i pozytywnych zachowań w miejscu pracy. Uznanie pracowników jest zachętą, ponieważ jest informacją zwrotną od kierownictwa do pracowników o dobrej pracy wykonanej przez pracowników.

Stanowi ono dużą zachętę dla pracowników. Pracownicy, których wyjątkowa praca jest doceniana, stale dążą do wykonywania wyjątkowej pracy w porównaniu z pracownikami, którzy nie są doceniani.

Zachęcam Cię do dowiedzenia mojego bloga o zarządzaniu i przywództwie

Jak być pewnym siebie i uporać się z niską samooceną?

Jak rozwiązywać problemy? Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów

Jak zwiększyć wydajność. 14 kluczowych kroków ku większej wydajności i skuteczności.

Jak się zmotywować mając przed sobą duży cel?

6 rzeczy, których nigdy nie warto robić

Jak wyglądać na pewnego siebie?

System motywacyjny literatura

J. Allan, Motywowanie, Warszawa 2007

Z. Jasiński, Motywowanie w przedsiębiorstwie, Warszawa 2004

J. Reykowski, Z zagadnień psychologii motywacji, Warszawa 2004