Trudne rozmowy z pracownikami. Jak je prowadzić, co robić, a czego nie robić?

Masz do czynienia z nieprzyjemną i trudną rozmową np. na temat wydajności i jakości pracy z pracownikiem? Możesz zamienić to w pozytywne doświadczenie! Postępuj zgodnie z tymi praktycznymi wskazówkami.

Stawianie czoła wyzwaniom i trudne rozmowy są najprawdopodobniej najmniej przyjemną częścią zarządzania. Jednakże kiedy są prowadzone właściwie mogą być ogromnie korzystne dla dalszego rozwoju kariery pracownika i jego rozwoju osobistego. Blisko 95% pracowników chce takich rozmów, postrzegają oni te „korygujące” uwagi zawierające informacje zwrotne jako podstawę do postępu w ich karierze.

Jednak jeżeli owe trudne rozmowy zostaną przeprowadzone w niewłaściwy sposób, mogą mieć wpływ nie tylko na morale ale także na fluktuację personelu. Około 55% pracowników w pewnym momencie swojej kariery złoży wymówienie z powodu złych praktyk w zakresie zarządzania.

W trudnych rozmowach nie chodzi tylko o to co mówisz, ale też o to jak to mówisz.

Trudne rozmowy z pracownikami. Przykłady tego co powinieneś i czego nie powinieneś robić.

1. Co robić: Regularnie przeprowadzaj rozmowy z swoimi pracownikami.

Spotykanie się  z pracownikami tylko w celu odbycia trudnych rozmów nie doprowadzi do zbudowania porozumienia, które byłoby zgodne z postępem i rozwojem. Wzywanie ich do swego biura by dyskutować o kiepskiej wydajności pracy lub urządzanie tzw. “mityngów” celem corocznych przeglądów raczej nie poprawi wyników twego zespołu i nie doprowadzi do uznania uwag zawierających informacje zwrotne jako „wartościowych i korygujących”.

Jeśli pracownicy rzadko słyszą coś od ciebie a słowa te są głównie negatywne to przekonasz się, że pracownicy stawiają opór w wysłuchiwaniu krytyki, bez znaczenia przy tym jak bardzo jest ona konstruktywna. Udzielanie regularnych uwag z informacjami zwrotnymi, które są odpowiednio zrównoważone  pomaga pracownikom rozwijać ich odporność tak by mogli zaakceptować owe uwagi kiedy zachodzi taka konieczność.

Tak więc rozważ wprowadzenie regularnych przeglądów wydajności zamiast oceny rocznej następujących w ciągu roku w odstępach miesięcznych. To podejście pozwala właścicielowi firmy bądź menadżerowi budować odpowiednie zrozumienie wyników pracy pracowników. Regularne sesje „jeden na jednego” oznaczają, że zawsze jest miejsce na zaoferowanie pozytywnego „feedbacku” – owych uwag z informacjami zwrotnymi na temat osiągnięć, mocnych stron i rozwoju. Wynik tego jest taki, że kiedy dochodzi do trudnej rozmowy to pracownik może zrozumieć, że ów feedback ma na celu pomóc mu w ciągłej poprawie i będzie bardziej skłonny angażować się w wypełnianiu owych uwag i stosowaniu się do nich na swym stanowisku pracy.

Takie spotkania zachęcają również do lepszego przepływu wymiany zdań pomiędzy pracownikiem a kierownictwem i budują uczciwość i zaufanie. Może to dać pracownikom pewność siebie niezbędną do wyrażania własnych opinii, zadawania pytań i dostarczania odpowiedzi, natomiast kierownictwu okazji do wysłuchania co personel ma do powiedzenia.

Wszystkie te aspekty pomagają w tworzeniu środowiska pracy, w którym trudne rozmowy faktycznie mogą być mocnym i skutecznym narzędziem zmiany i wzrostu. Spotkania „jeden na jeden” stają się bardziej związane z współpracą i wzajemnymi korzyściami.

2.Czego nie robić: Nie patronować podwładnemu dając mu tzw. „Gorzką pigułkę w smacznej kanapce” (udzielania krytyki i próby jej złagodzenia w postaci przekazania jej pomiędzy dwoma niestety zazwyczaj nieszczerymi komplementami).  

„Kanapka uwag z informacją zwrotną” to grupa złych technik zarządzania.

Koncept jest prosty: By nie demoralizować pracownika oferujesz mu swego rodzaju kompromis, manipulację, w której udzielasz krytyki a kończysz pochwałą. Pracownicy znają tę technikę i szczerze jej nie znosi. Większość zdaje sobie sprawę kiedy nie wzywasz ich celem udzielenia informacji zwrotnej i że celem tego ćwiczenia jest oszczędzenie im poczucia się nieodpowiednio. Twoi pracownicy zasługują na prostą rozmowę z uczciwym podejściem. Oferowanie im pochwał by zataić fakt, że potrzebują poprawy jest praktyką, która oznacza że twoi pracownicy nie są w stanie przyjąć konstruktywnej krytyki. Tak długo jak owa krytyka jest cenna i korzystna i jest zrównoważona  dzięki regularnym udzielaniu uwag - opinii to nie musi być podawana razem z złotymi gwiazdami.

3.Co robić: Bądź niezwykle szczegółowy mówiąc o swojej opinii.

Nie ma nic gorszego niż krążenie tuż obok prawdy. Pracownik musi dokładnie wiedzieć kiedy uwaga, którą dostaje jest w istocie trudną rozmową i z dlaczego ją dostaje. Bądź bezpośredni i konkretny w dyskusji na temat jakości pracy.

Zdefiniuj co zostało zrobione źle i jak można to naprawić by uniknąć nieporozumień. Poprawa wydajności pracy może nastąpić tylko wówczas gdy jest czytelne wyjaśnienie danej uwagi. Rozpocznij prowadzenie z pracownikami ważnych i znaczących coś rozmów.

4.Czego nie robić: Nie opierać swej argumentacji na swojej subiektywnej opinii.

By udzielić konstruktywnej uwagi, to uwaga - opinia która faktycznie ma pomóc pracownikowi musi być oparta na faktach. Musisz być w stanie przedstawić je z informacją która mówi: W tym miejscu postępujesz źle a w ten sposób możesz osiągnąć więcej.

Jeśli twoje problemy są oparte na opinii lub osobistym osądzie to zauważysz że zetkniesz się z dwiema kwestami:

1. Nie jesteś w stanie udzielić konstruktywnej krytyki koniecznej do wspierania zmian.

2. Twój pracownik jest w stanie sprzeciwić się twej krytyce bo nie opiera się ona na faktach.

Przekazywanie uwag  w czasie rzeczywistym w przypadku zaistnienia określonych okoliczności, zapewnia Ci budowanie obrazu opartych na faktach informacji które mogą być wykorzystane do wsparcia bardziej znaczących dyskusji na temat wydajności pracy zarówno pozytywnych jak i konstruktywnych.

 5.Co robić: Konsultować się z kimś innym z kierownictwa przed rozmową z pracownikiem.

Czy problemy które właśnie zidentyfikowałeś są rzeczywistymi problemami? Czy dyskusja w scenerii jeden na jednego jest najlepszym sposobem poradzenia sobie z problemem, czy też jest to problem dotyczący wielu pracowników z którym można sobie poradzić w bardziej skuteczny sposób?

Inne osoby z kierownictwa są solidnym zasobem, który powinien być wykorzystywany gdy zachodzi potrzeba odbycia z pracownikiem trudnej rozmowy. Przedyskutuj z nimi punkty, którymi chciałbyś się zająć i zastanów się nie tylko nad tym czy są one ważne ale także nad sugestiami twoich kolegów jak do nich podejść.

Druga opinia jest zawsze pomocna w takiej sytuacji. Nie tylko pomaga Ci upewnić się, że jesteś usprawiedliwiony w swym działaniu ale także w tym że radzisz sobie z problemem w najbardziej korzystny sposób.

 6.Czego nie robić: Nie reagować emocjami na emocje.

 Trudne rozmowy z pracownikami mogą dotyczyć tematów takich jak produktywność, jakość pracy i zachowanie. Te typy dialogu, bez względu na to jak zostały sformułowane mogą wywołać emocjonalny odzew danej osoby. Może to być zachowanie obronne, gniew, smutek lub niepokój.

 Kluczowe w odniesieniu sukcesu w twojej trudnej rozmowie z pracownikiem jest kontrolowanie twojego emocjonalnego odzewu. Jeśli też zareagujesz zbyt emocjonalnie  to narazisz czytelność komunikacji i właściwość przesłania.

 Na przykład jeśli zaangażujesz się w agresywne zachowania to może to doprowadzić do wrogości, utworzenia nowych barier i doprowadzić do niepotrzebnego zbyt dużego nacisku na pracownika. I odwrotnie – okazanie zbyt współczującego odzewu może zaprzeczyć niektórym znaczeniom w dyskusji którą przeprowadzasz.

By zminimalizować to ryzyko upewnij się, że twój umysł jest spokojny przed nawiązaniem dyskusji. Jeśli czujesz się zły lub sfrustrowany w związku z zaistniałym tuż przedtem negatywnym zdarzeniem poczekaj aż twe emocje wygasną nim zaczniesz rozmawiać o tym wydarzeniu z pracownikiem który miał z nim związek.

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię  do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju. 

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!