Rozmowa dyscyplinująca przykład
Rozmowa dyscyplinująca przykład
Awansowanie niedoświadczonego pracownika na pierwsze w jego karierze stanowisko kierownicze - przykład rozmowy
Przed przystąpieniem do rozmowy dyscyplinującej zadaj sobie kilka pytań:
Jaki jest cel przeprowadzenia tej rozmowy?
Co masz nadzieję osiągnąć?
Jaki byłby idealny rezultat?
Uważaj na ukryte cele. Możesz myśleć, że masz chwalebne ambicje, jak np. edukowanie pracownika lub umocnienie z nim relacji , a w rzeczywistości twój język okazuje się nadmiernie krytyczny lub protekcjonalny. Myślisz, że chcesz wspierać, ale koniec końców karcisz. Niektóre cele są bardziej użyteczne niż inne. Pracuj nad sobą, aby naprawdę okazywać wsparcie w czasie rozmowy.
Jakie czynisz założenia odnośnie intencji tej osoby?
Możesz czuć się onieśmielony, poniżony, zignorowany, zlekceważony lub zmarginalizowany, ale zachowaj ostrożność i nie zakładaj od razu, że to właśnie było intencją twojego rozmówcy. Skutek nie musi być równy intencji.
Co w tobie uruchamia szczególne reakcje?
Czy jesteś bardziej emocjonalny niż to adekwatne do sytuacji?
Spójrz na swoje "tło fabularne", jak mawiają filmowcy. Jaką historię osobistą przepracowujesz? Nadal możesz prowadzić rozmowę, ale inicjujesz ją wiedząc, że podwyższona temperatura emocji ma związek z tobą samym.
Jak twoje nastawienie do rozmowy wpływa na to jak ją postrzegasz?
Jeśli uważasz, że będzie strasznie trudna, prawdopodobnie tak się stanie. Jeśli naprawdę wierzysz, że cokolwiek się wydarzy, z tego wyniknie coś dobrego – prawdopodobnie tak będzie. Postaraj się dostosować swoje nastawienie dla maksymalnej skuteczności.
Kolejne ważne pytania to:
Kto jest "przeciwnikiem"?
Co może myśleć o tej sytuacji?
Czy jest świadomy problemu?
Jeśli tak, to jak myślisz, jak go postrzega?
Jakie są jego potrzeby i lęki?
Jak myślisz, jakie rozwiązanie zaproponuje?
Nie myśl o nim jako o przeciwniku, a zacznij go postrzegać jako partnera.
Jakie są twoje potrzeby i lęki?
Czy macie jakieś wspólne problemy?
Czy mogłyby takowe zaistnieć?
W jaki sposób przyczyniłeś się do problemu?
W jaki sposób przyczyniła się druga osoba?
Na pierwszy rzut oka ten temat może wydawać się nieco nie na miejscu w tym kursie. W końcu, co jest tak trudnego w awansowaniu kogoś po raz pierwszy do roli przełożonego? Czy nie powinien to być temat wywołujący uczucia dumy i radości, a nie prowadzący do potencjalnej konfrontacji? Cóż, to zależy od tego, jak na to spojrzysz. Oczywiście, zawsze wspaniale jest wypromować kogoś do roli lidera, ale prawdą jest, że większość menadżerów-neofitów wymaga wdrożenia poprzez "wykład", zanim rozpoczną i oficjalnie pobłogosławisz ich awans.
Dlaczego? Bo jeśli założą, że dostają po prostu awans i zarabiają więcej pieniędzy za tę samą pracę, to są w błędzie. Awansowanie do ról nadzorczych wymaga zupełnie nowego zestawu umiejętności i strategii, a jeśli twoja firma chce zainwestować w tego rodzaju przedsięwzięcie, to masz pełne prawo do zbudowania pewnych oczekiwań. W rezultacie może to być trudna dyskusja, zarówno ze strony "dawcy" jak i "biorcy" wykładu. Często zdarza się, że ustanowienie w kimś tego nowego sposobu myślenia znacznie ułatwi świeżo awansowanym wypracowanie doskonałych wyników, dzięki czemu błyskotliwie rozwijają się w nowych rolach.
Jednak nie bądź zbyt zaskoczony, jeśli napotkasz początkowo opór, a nawet "świeżak" rzuci ci wyzwanie. W końcu logika świeżo awansowanej osoby może iść w tym kierunku: dlaczego byś mnie miał promować gdybym był kiepski w tym co robię? Jestem dobry, dlaczego więc niszczysz całą satysfakcję jaką czerpię z tej chwili wypominając mi moje słabości?
Rozmowa ta musi być uczciwą i zrównoważoną oceną dotychczasowych osiągnięć jednostki, wraz ze zwiększonymi oczekiwaniami, jakie wobec tej osoby mamy w jej nowej roli. Taka wypowiedź może sprawić trochę bólu, ale ma na celu indywidualne omówienie świeżo upieczonemu menedżerowi gdzie dotychczas był, co osiągnął i w którą stronę chce zmierzać. W rezultacie możesz chcieć zaplanować tę rozmowę w następujący sposób:
Renato, chciałem się z tobą spotkać, żeby przedyskutować twój awans.Jestem pewien, że jesteś nim podekscytowana, ale zanim skończymy wszystkie formalności, chcę z tobą szczerze i otwarcie porozmawiać o moich oczekiwaniach wobec ciebie w nowej roli. Czy brzmi to jasno i uczciwie? [Tak.]
Do tej pory byłaś piątkowym uczniem. Pracowałaś bardzo ciężko, byłaś aktywna na wielu polach i wykonałaś wszystko, co ci przydzieliłem, i to z uśmiechem na ustach. Informowałaś mnie na bieżąco na temat twoich postępów i zawsze dawałaś mi znać jeśli pojawiły się jakieś nieoczekiwane opóźnienia – doceniałem to. Prawdę mówiąc, dlatego właśnie tak bardzo popierałem twój awans do roli menedżera.
Mimo to, chcę żebyś wiedziała jak sprawa wygląda z mojej perspektywy, bo nie chcę pozostawić niedomówień. Dobra wiadomość jest taka, że będzie to otwarta i szczera rozmowa, która stanie się dla ciebie nauką; niezbyt dobra wiadomość jest taka, że niektóre z kwestii mogą być dla ciebie trudne do przyjęcia, więc chcę, abyś podeszła tego z otwartym umysłem. Czy jak na razie brzmi to jasno? [Tak.]
Dobrze. Zacznijmy od moich oczekiwań: jeśli otrzymasz i zaakceptujesz ten awans, będziesz nadzorowała ludzi, którzy byli do tej pory równymi tobie współpracownikami. Oznacza to, że mogą istnieć urazy lub zazdrość u tych, którzy są najbliżej ciebie. Oznacza to również, że będziesz musiała odciąć się nieco od nich, tak aby zaistniała wyraźne rozróżnienie między tobą a nimi.
Oznacza to przede wszystkim, że będziesz musiała ubierać się bardziej profesjonalnie. Do tej pory nosiłaś ubrania i akcesoria, które są odpowiednie dla szeregowego członka personelu. Ale nie powiedziałbym, że pasowały one do członka zespołu zarządzającego. Niektóre osoby z twojej załogi ubierają się wyjątkowo dobrze, wiesz o kim mówię. Nie może tak być, że będą ubierać się bardziej profesjonalnie niż ty; Jeśli jednak nie będziesz ostrożna, ludzie, których nadzorujesz, mogą cię jeszcze zawstydzić. Dlatego twój wizerunek staje się bardzo istotny i chcę, abyś zastanowiła się nad obrazem, co chcesz sobą przedstawiać zarówno swoim podwładnym, jak i starszym członkom kierownictwa. Czy podzielasz taki sposób widzenia spraw? [Tak.]
W porządku. Następnie musisz nieco dokładniej wybierać swoich przyjaciół. Do tej pory byłaś blisko związana z małą grupą dziewczyn spoza naszego działu - Moniką, Joanną i Izą - i to jest oczywiście w porządku. Nie mogę ci powiedzieć, z kim masz się zaprzyjaźnić. Mogę ci za to powiedzieć, że z mojego punktu widzenia, z całym szacunkiem dla nich, na naszym piętrze są one raczej postrzegane jak klasowe błazny. Ludzie nie traktują ich bardzo poważnie, ponieważ same nie traktują swojej kariery nazbyt poważnie – ciągle żartują, chichoczą i nieustannie robią sobie kawały.
No ale są twoimi przyjaciółmi i nie zadecyduję za ciebie, z kim masz się przyjaźnić. Ale mogę ci powiedzieć, że jeśli ja postrzegam je oraz ciebie jako jedną ekipę, inni też będą was tak widzieć, a to niekoniecznie pomoże twojej karierze. Moją rekomendacją byłoby poszerzenie kręgu znajomych o innych przełożonych i szefów działów. Niech ludzie zobaczą, jak łączycie się ze współpracownikami wyższego szczebla, a oni będziesz przyporządkowywana do tej wyższej grupy, dzięki czemu będziesz brana bardziej serio. Czy moja logika jest tu jasna? [Tak.]
I na koniec najważniejsze – chcę, żebyś doszła do ładu z tym jak widzisz siebie, jak bierzesz odpowiedzialność z projekty i za innych ludzi. Krótko mówiąc, do tej pory byłeś piątkowym uczniem. Ale już nie potrzebuję ucznia – potrzebuję nauczyciela. Moje oczekiwania wobec nauczycieli są zupełnie inne niż wobec studentów.
Na początek, będę chciał żebyś przewodziła, nie podążała. Spodziewam się, że podejmiesz dobrze wyliczone ryzyko, ale zawsze z uprzednio otrzymaną zgodą. (Jak wiesz, nie lubię indywidualistów i nienawidzę kiedy się mnie nie informuje o podejmowanych działaniach.) Będziesz musiała wzbudzać respekt i umieć ustawić grupę. Wiem, że jeszcze nikt tego od ciebie nie oczekiwał. Ten awans wszystko zmieni. Mówią, że życie zaczyna się na skraju twojej strefy komfortu i chciałbym myśleć, że właśnie zmierzasz w tym kierunku.
Czy jesteś gotowa uczyć innych ustalając plany szkoleń, dostarczając nowych informacji, formułując solidne zalecenia i konfrontując się z sytuacjami problemowymi? Czy będziesz wystarczająco silna, aby zdyscyplinować, a nawet zwolnić podwładnych, których teraz uważasz za bliskich przyjaciół? Czy będę mógł liczyć na to, że odkryjesz siebie na nowo w świetle tych wyzwań? [Tak.]
Oto moje oczekiwania. Powinnaś się upewnić, że jesteś gotowa na sprostanie im poprzez podejmowanie działań nastawionych na wydajność. Skutecznych ludzi awansuje się na adekwatne stanowiska. Istnieje jednak ryzyko niepowodzenia, jak w przypadku każdej zmiany w życiu, i musisz mieć pewność, że jesteś gotowa na to wyzwanie.
Nie musisz mi teraz odpowiadać. Wolałbym, żebyś przespała się z tym. Przemyśl wszystkie za i przeciw, i jutro zgłoś się do mnie. Wiedz, że nie jesteś w tym sama i że zawsze mogę ci pomóc. Ale zanim zgodzisz się na ten awans, upewnij się, że rozumiesz moje oczekiwania i twoją zdolność do ich spełnienia. Nie bierz tej szansy za pewnik i przygotuj się na rozpoczęcie nowego etapu kariery. Kiedy spotkasz się ze mną jutro, masz mnie przekonać, że jesteś gotowa i wzbudzić mój entuzjazm. Porozmawiajmy teraz o tym, jakie masz pytania...
Strasznie dużo informacji. I oczywiście nie musi mieć to wszystko związku tylko z tymi konkretnymi kwestiami; gadulstwo, unikanie konfrontacji lub zabałaganione biuro są tak samo ważnymi kryteriami. Ważne jest, abyś był uczciwy w ocenie dotychczasowej skuteczności danej osoby, jak również co do swoich przyszłych oczekiwań. Twoja uczciwość może być początkowo trudna dla drugiej osoby, ale może służyć jako korzyść dla rozwoju świeżo upieczonego przełożonego. Na tym polega świadome przywództwo.
Może warto przeczytać?
Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów
Udzielanie informacji zwrotnej. Jak udzielić konstruktywnego feedbacku
Jakimi cechami, zachowaniami i działaniami charakteryzują się charyzmatyczni liderzy?