Jak rozwiązywać problemy? 6 kroków skutecznego rozwiązywanie problemów
Jak rozwiązywać problemy? 6 kroków skutecznego rozwiązywania problemów.
Każda organizacja jest zbiorem różnych osobowości, umiejętności oraz talentów, a Twoi ludzie nie zawsze będą się zgadzali z Tobą w każdej kwestii.
Jako przywódca po prostu musisz liczyć się z tym, że na problem będą patrzyli inaczej. Co zrobić jednak by te różnice przerodzić w coś konstruktywnego?
Po pierwsze zadbaj o przejrzystą i szczerą komunikację.
Rozwiązywanie problemów wymaga klarownej komunikacji, w której wszystkie obawy oraz perspektywy są wzięte pod uwagę. Zbyt dużo razy widziałem, jak trudno może być zidentyfikować sedno sprawy w środowisku, w którym nikt ze sobą otwarcie nie rozmawia.
Po drugie warto pamiętać o tym, że mimo, iż każdy problem jest inny – to strategie i metody wykorzystywane podczas ich rozwiązywania mogą być metodyczne i skupiać się na kilku krokach. Tylko dzięki temu można uniknąć ciągłego kryzysu i pochopnych decyzji. Być może słyszałeś, jak Twoi koledzy lub pracownicy mówili „zbyt szybko to rozwiązaliśmy”, “skupiliśmy się nie na tym elemencie, na którym trzeba było” lub „rozwiązaliśmy nie ten problem”.
Zobaczmy więc jak można poprowadzić pracowników przez proces rozwiązywania problemów – z dobrze wyznaczonym planem i celami. Poniżej sześć kroków, które mogą usystematyzować proces rozwiązywania problemów.
1. Zdefiniuj problem
Pierwszym dużym krokiem jest zdefiniowanie problemu – tylko wtedy można znaleźć rozwiązanie. Możliwe jest, że wiesz, że coś w firmie jest nie tak, ale nie wiesz co. W tym kroku chcesz więc znaleźć źródło problemu, by móc usunąć je i upewnić się, że problem nie wróci.
Pytania, które warto zadać w tek części procesu
Co się dzieje?
Jakie są objawy?
Gdzie jest źródło?
Z czego wynika problem?
Jakie będą skutki jeśli nie rozwiążemy problemu?
Dlaczego problem się pojawił?
2. Opisz problem
W tym kroku Ty i zespół musicie opisać problem. Poza Waszą perspektywą warto zastanowić się jak może problem widzieć ktoś z zewnątrz – ktoś koto patrzyłby na to z neutralnej perspektywy. Można też spróbować opisać problem takiej “neutralnej osobie”. Czasem w takim procesie pojawia się istotny szczegół, który mocno i zdecydowanie wpływa na dalsze etapy procesu.
Pytania, które warto zadać w tek części procesu
Jak widzą problem osoby, których on dotyka?
W jaki sposób możemy opisać ten problem komuś z zewnątrz?
3. Rozbierz problem na części pierwsze.
W tym kroku Ty i Twój zespół dokonujecie szczegółowej analizy problemu. Im szybciej i mniej staranniej przebrniecie prze ten punkt tym mniejsze szanse na to aby rozwiązać problem. Na razie jest za wcześnie na generowanie opcji, jeśli w pełni nie rozumiemy istoty problemu i nie znamy jego składowych trudno o dobre scenariusze działania.
Pytania, które warto zadać w tek części procesu
W jaki sposób dotyka on zaangażowanych (pośrednio i bezpośrednio) osób?
Jakie są najbardziej szkodliwe aspekty?
Jakie są najmniej szkodliwe aspekty?
Jak sytuacja będzie się rozwijała w przeciągu najbliższych godzin, dni, miesięcy?
Kolejny krok to generowanie opcji.
4. Zrób burzę mózgów, by wygenerować opcje
Następnie należy zorganizować burzę mózgów i znaleźć potencjalne rozwiązania problemu; spróbuj spojrzeć na problem pod każdym kątem i obrać szeroką perspektywę. Nie decyduj się od razu na pierwsze rozwiązanie.
Podczas burzy mózgów, należy pamiętać o 2 ważnych zasadach:
● niech płyną pomysły
● w tej fazie wszystkie pomysły są akceptowane
5. Wybierz rozwiązanie
Wybierz jedno rozwiązanie – takie, na które wszyscy się zgadzają. Gdy podejmiesz taką decyzję, wszyscy powinni ją respektować i być w związku z nią konsekwentni – nie ma czasu na nieskończone gdybanie.
6. Kontroluj rezultaty
W ostatnim kroku, Ty i zespół musicie kontrolować wyniki waszego rozwiązania. Określ, czy skutecznie wyeliminowało ono problem – jeżeli nie, rozpocznij proces od nowa i znajdź bardziej skuteczne rozwiązanie.
Dobrego dnia!
Michał
Autor: dr Michał Chmielecki, prof.
Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.
P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!
Może warto przeczytać?
Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?
Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów
Książki, dzięki którym zaczniesz podejmować lepsze decyzje