Jak zarządzać wolnym czasem?

Czas. Jest to, prawdopodobnie, najważniejsza rzecz na świecie.

W przeciwieństwie do innych wygód życia, jak i również metali szlachetnych i wszelkich innych wartościowych przedmiotów, czasu nie można zgromadzić, zarobić, ani kupić w zamian za pracę, pieniądze, godność czy duszę. Czas ucieka czy coś z nim robimy, czy nie. W Stanach mówią: „wykorzystaj – lub strać”.

“Nasze życie spędzone jest tak jak nasze dni.” Annie Dillard

Choć wszyscy wiemy, jak czasowo ograniczone jest nasze życie, często zachowujemy się, jakbyśmy wcale tego nie rozumieli. Gdy opisujemy godziny naszego dnia, często mówimy, że zużywamy, zabijamy i marnujemy czas.

Czy warto zarządzać czasem wolnym? Pewnie, że tak. Pytanie brzmi jak nim zarządzać? 

Jak wygenerować więcej wolnego czasu i jak efektywniej go spędzić

Poniżej pogrupowałem kilka praktycznych wskazówek, które mam nadzieję pomogą Ci wygenerować trochę wolnego czasu

 Zadania

 - Dwuminutowe zadania lepiej realizować tu i teraz. – "Reguła 2 minut" to często spotykana i genialna w swojej prostocie koncepcja (cytowana również w książce "Getting Things Done"). Jeśli z grubsza oszacujesz, że wykonanie zadania zajmie Ci mniej niż dwie minuty, wykonaj je natychmiast. Trzymanie tego rodzaju drobnostek gdzieś z tyłu głowy marnuje czas i energię. Skreślając je od razu ze swojej listy zadań zwalniasz "przestrzeń dyskową" w swoim umyśle.

 - Skup się na dużych zadaniach. – Zastanów się co będzie dziś najistotniejszym zadaniem i skup się właśnie na nim w pierwszej kolejności.  Nie daj się zapędzić do robienia drobnostek, nawet jeśli zdają się pilne – przejdź do nich tylko, jeśli są naprawdę istotne.

 - Reguła 80/20. – Ogólnie rzecz biorąc, reguła 80/20 stwierdza, że 0% naszych wyników pochodzi z 20% naszej faktycznej pracy, i odwrotnie, że większość energii zużywamy na robienie rzeczy, które nie są ważne. Rozłóż te 20% na czynniki pierwsze i skup na nim całą swoją energię.  

- Zrób to, czego byś nie zrobił w pierwszej kolejności. – Jeśli od razu zajmujesz się najtrudniejszymi zadaniami, gdy masz jeszcze świeżą głowę, zrobisz to szybciej i sprawisz, że reszta dnia będzie przyjemniejsza. 

 - Grupuj podobne zadania. – Zmiana narzędzi pomiędzy różnymi typami zadań może być trudna. Większości ludzi wprowadzenie się w adekwatny do zadania produktywny nastrój zajmuje nawet kilkadziesiąt minut. Dlatego sensowne jest grupowanie podobnych zadań w celu zminimalizowania liczby momentów przejściowych, a tym samym i straconego czasu między kolejnymi zadaniami.  

 - Skupiaj się na jednej rzeczy na raz. – Może zabrzmi to banalnie, ale dziś wszyscy cierpimy w pewnym sensie na ADHD. Zerwanie z wielozadaniowością pomoże ci skupić się na ukończeniu jednego konkretnego zadania. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której rozgrzebiesz kilka zadań, żadnego przy tym nie kończąc. 

Automatyzacja procesów

 - Automatyzacja za pomocą narzędzi cyfrowych. – Tyczy się to wszystkiego – od filtrowania niechcianych e-maili do tworzenia kopii zapasowych dysku. Im więcej zautomatyzujesz, tym więcej możesz zrobić przy takim samym wkładzie energii.  Uważaj jednak, gdyż wytworzenie odpowiednich form automatyzacji wymaga przemyślenia pewnego rodzaju listy kontrolnej. Nie chcesz przecież, żeby potem i tak ludzka ręka musiała wszystko naprawiać.

Planowanie i kontrola

 - Należy planować z wyprzedzeniem i zaczynać wcześniej. – 10 minut poświęconych każdego wieczora na planowanie pozwoli ci zaoszczędzić 30 minut doraźnych porannych przygotowań.  Podobnie, wcześniejsza o 30 minut pobudka może zagwarantować ci dodatkowe 60 minut produktywności.   Technikę tę należy spokojnie przemyśleć i przećwiczyć.

- Stwórz antylistę kontrolną. – Jest to lista rzeczy, których nie wolno ci robić.  Koncepcja być może zabawna, ale użyteczna w tropieniu nieproduktywnych nawyków, jak np. granie w gry sieciowe, siedzenie na Facebooku, itp.

- Wyzwalacze produktywności. – Są to specjalne "triggery", które pomogą ci zachować silną wolę w trudnej sytuacji.  Prostym przykładem może tu być spakowanie torby na siłownię dzień przed zaplanowanym treningiem, żeby wykluczyć jakiekolwiek wymówki.  Można też położyć tuż przy drzwiach książki, które trzeba odnieść do biura. Dzięki temu na pewno je zauważysz wychodząc z domu.

Telefon

 - Telefon nie gryzie. – Tak przyzwyczailiśmy się do komunikacji cyfrowej, wysyłania wiadomości e-mail, komunikatorów, itp., że zapominamy, iż możemy wykonać pewne zadania niemal natychmiast za pomocą jednego lub dwóch szybkich połączeń telefonicznych.

Poczta elektroniczna

 - Przeglądaj wiadomości tylko raz - Dla większości z nas to rzecz trudna, ale znacząco usprawnia pracę i generuje duże oszczędności czasu. Gdy przychodzi e-mail, przeczytaj go i od razu zadecyduj co z nim zrobić: odpowiedzieć, usunąć, nadać etykietę, przesłać dalej itp. Niezależnie od tego jak komunikujesz się z innymi, zawsze poświęcaj wiadomościom uwagę tylko raz i nie marnuj czasu na niezdecydowane działania.

 - Sprawdzaj skrzynkę dwa razy dziennie -  Jeśli możesz sobie na to pozwolić sprawdzaj maile maksymalnie dwa razy dziennie. Sugeruję godziny 11 i 16. Jeśli nie dasz się rozproszyć  rano jesteś w stanie skupić się na ważnym i dużym zadania i zrobić kawał dobrej roboty. Czy to Ty kontrolujesz swoje życie czy ktoś inny?

- Odchudź skrzynkę i  wyeliminuj "rozpraszacze". – Wszystko nas rozprasza. E-maile, telefony, dociekliwi współpracownicy. Odchudz swoją skrzynke i zrezygnuj z setek newsletterów które odciągają Twoja uwagę od ważnych zadań. Przydatnym narzedziem może okazać się unroll.me

Ludzie

- Zastanów się czy musisz być na spotkaniu -  Nie wszystkie spotkania to strata czasu, ale niektóre można tak określić. Jeśli często siedzisz na spotkaniach, podczas gdy wolałbyś raczej wykonywać swoją rzeczywistą pracę i nie wysłuchiwać o rzeczach, które można było wysłać e-mailem, to sprawdź, czy obecność na spotkaniach jest obowiązkowa.  Jeśli tak, wykorzystaj dodatkowy czas mądrze.

- Powiedz "nie!" – Powiedzenie komuś "tak" może nas skierować na właściwe tory. Jest jednak pewna wartość w zaprzeczeniu. W życiu mamy do dyspozycji tylko ograniczoną liczbę godzin. Czy naprawdę chciałbyś oddać innym swoje ot tak?  Jeśli nie masz czasu, aby zaangażować się w nowy projekt, sprawić przysługę lub zasiąść na spotkaniu, dobrze jest po prostu powiedzieć "nie". Zacznij od "nie mogę teraz, ale ...", a następnie wyjdź z własną propozycją. Spróbuj nakreślić wyraźne granice przestrzeni osobistej, nie alienując przy tym innych.

Internet

- Koniec z bezmyślnym surfowaniem po sieci. – Przeglądanie Internetu jest jedną z czarnych dziur wydatkowania czasu. Zanim się zorientujesz, spędzisz wiele godzin na przeglądaniu, zaprzepaszczając wartość, którą można by w tym czasie wytworzyć. Ogranicz swoje internetowe wojaże tylko do pory obiadowej (jeżeli czas pozwoli). 

Skupienie

- Notuj. – Nikt nie ma pamięci absolutnej.  Jeśli nie będziesz robić notatek i list rzeczy do zrobienia, stracisz dziennie nawet kilkadziesiąt minut próbując zapamiętać to, co mógłbyś zapisać w kilka sekund. Stracony czas szybko się kumuluje.

- Zadawaj więcej pytań. – Stosowanie metody prób i błędów zmarnuje ci mnóstwo czasu. Ludzie często postrzegają zadawanie pytań i poleganie na innych jako oznakę słabości. Mylą się.  Zadając wnikliwe pytania zbliżysz się do ludzi wokół ciebie i zaoszczędzisz mnóstwo czasu. Korzyść jest obopólna.

- Bądź uważny i zapamiętuj od razu. – Im lepszym jesteś słuchaczem, tym więcej się nauczysz. Im więcej się nauczysz teraz, tym mniej pytań będziesz mieć później i mniej czasu poświęcisz na szukanie odpowiedzi.  

Sięgnij po pomoc

- Zatrudnij kogoś. – Czasami dobrze jest zatrudnić kogoś do zrobienia danego zadania, szczególnie, jeśli twój czas jest wart więcej pieniędzy, niż płacisz tej osobie. Kiedy robienie czegoś osobiście przestaje być ekonomicznie opłacalne, rozważ zatrudnienie asystenta bądź stażysty.

- Użyj mnożników czasu. – Skuteczne przekazywanie innym zadań o niższym priorytecie jest mnożnikiem czasu. Wyeliminowanie marnowania czasu jest mnożnikiem czasu.   Selekcja rozmówców telefonicznych również jest mnożnikiem czasu.  Twórcza prokrastynacja ukierunkowana na wszystko, co nie posuwa cię naprzód w twoich zadaniach staje się mnożnikiem czasu, który możesz wykorzystać na produktywną pracę.

Czas wolny

Pomyślmy teraz  o Twoim czasie wolnym. Poniższe pytania pomogą Ci określić, jak obecnie go wykorzystujesz:

·       Gdzie spędzasz większość Twojego czasu wolnego?

·       Gdy ostatnio miałeś wybór, co chcesz zrobić ze swoim czasem, na co się zdecydowałeś?

·       Jak wygląda Twój normalny dzień. Czym zwykle wypełniasz Twój czas wolny? Pomyśl zarówno o typowych dniach roboczych, jak i weekendach.

·       Sporządź listę pięciu głównych rzeczy zajmujących Twój czas wolny.

Następnie zadaj sobie następujące pytanie:

o   “Na jakie pięć rzeczy chciałbyś mieć więcej czasu?”

·       Porównaj listy, które sporządziłeś: co zajmuje Ci czas, a na co Ci go brakuje? Następnie pomyśl o tym:

o   Dlaczego musisz spędzać czas robiąc rzeczy na liście pierwszej (rzeczy, które zabierają Ci czas) zamiast spędzać czas robiąc rzeczy na liście drugiej (rzeczy, na które chciałbyś mieć więcej czasu)?

Pamiętaj, żeby odpowiedzieć na te pytania wyrozumiale i cierpliwie – i bądź ze sobą szczery. Czas jest jedyną rzeczą, której nie da się cofnąć ani kupić. Postępuj więc zgodnie z powyższymi krokami i sporządź listę pięciu głównych rzeczy, które zabierają Ci czas – i powstrzymują Cię od rzeczy, które chcesz robić.

Mam nadzieję, że uda Ci się skorzystać z kilku podpowiedzi i wdrożyć działania by odzyskać pełną kontrolę nad swoim czasem.

Dobrego dnia!

Michał

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię  do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju. 

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!

Może warto przeczytać?

Jak się motywować mając przed sobą duży cel?

6 rzeczy, których nigdy nie warto robić

Aplikacje, które podniosą Twoją produktywność

Książki, dzięki, którym zaczniesz podejmować lepsze decyzje

10 książek o procesie sprzedaży, po które koniecznie trzeba sięgnąć